Kısmi teklifte kısımlar müdürlüğe göre mi mala göre mi kurulur?

Çünkü aynı malı aynı ihalede iki fiyata almanın adı verimsizliktir, 2024 denetiminde aynen: yazlık mont-ceket, yazlık şapka, iş ayakkabısı (S1P) ve iş eldiveni (tam nitril) gibi malların 'AYNI TEKNİK ÖZELLİKLER kapsamında olmalarına rağmen FARKLI KISIMLARDA sınıflandırılmaları nedeniyle EN AVANTAJLI TEKLİF BEDELLE SATIN ALINMADIĞI'; kışlık alımda da bere ve bot kalemlerinde 'firmalar arası fiyat farklılığı nedeniyle FAZLA ÖDEMEYE sebebiyet verildiği', özetle 'kısımların kaynakların verimli kullanılmasını sağlayacak şekilde belirlenmediği ve BİRLEŞTİRİLMESİ GEREKEN MAL KALEMLERİNİN dikkate alınmadığı' tespit edilmiştir. İlke 4734 m.5'in verimlilik emrinde saklıdır: kısmi teklif, rekabeti genişletmek için doğru bir araçtır; ama kısım; tedarik piyasasının mantığıyla çizilir: aynı standarttaki iş ayakkabısını üreten firma için 'temizlik işçisininki' ile 'fen işçisininki' aynı üründür, idarenin iç örgütlenmesine göre bölünen kısımlar, piyasada karşılığı olmayan yapay sınırlardır.

Analiz: (1) Birime göre kısım; ölçek iskontosunu parçalar: 1000 çift ayakkabıyı tek kısımda toplayan idare; hacim fiyatı alır, aynı ayakkabıyı dört kısma bölen idare: dört ayrı küçük siparişin dört ayrı fiyatını öder ve en ucuz teklifi veren firma, malın yalnız bir bölümünü satabilir, 'en avantajlı teklif' ilkesi, kısım sınırında durdurulmuş olur (kısımlara-bölme ve tek-kaynak dosyalarının ayna hali: orada ihale küçültmek için bölünür, burada ihalenin içi yanlış bölünür, ikisinde de kaybeden bütçedir). (2) İdari-teknik şartname tutarsızlığı ayrıca risklidir: bulguda idari şartnamedeki kısım adlarıyla teknik şartnamedekilerin bile örtüşmediği görülür, isteklinin hangi kısımda ne teklif ettiği bulanıklaşır: itiraz ve değerlendirme hataları bu bulanıklıktan doğar. (3) Doğru tasarım; iki eksenli düşünmektir: kısımlar mal cinsine göre (ayakkabı kısmı, mont kısmı, şapka kısmı...) kurulur, birim ihtiyaçları; kısım içinde teslim listesi olarak çözülür: hangi müdürlüğe kaç adet gideceği dağıtım tablosudur, ihale bölümlemesi değil. (4) Ortak kalem taraması standart olmalıdır: kısım taslağı çıkınca 'aynı teknik özellikte olup birden çok kısımda görünen kalem var mı' kontrolü yapılır, varsa o kalemler tek kısımda birleştirilir: bulgunun istediği düzeltme, tam bu tek satırlık kontroldür.

Yapılacaklar: (1) Tasarım kuralı: kıyafet ve benzeri alımlarda kısımlar mal cinsi esasına göre kurulsun; birim bazlı ihtiyaçlar kısım içi teslim programına yazılsın. (2) Ortak kalem kontrolü: ihale hazırlığında kısımlar arası mükerrer-özdeş kalem taraması zorunlu adım olsun; özdeş kalemler tek kısımda toplansın. (3) Şartname tutarlılığı: idari ve teknik şartnamedeki kısım tanımları birebir aynı olsun; kontrol listesine eklensin. (4) Geriye dönük analiz: son alımlarda aynı malın kısımlar arası fiyat farkları hesaplanıp fazla ödeme boyutu raporlansın; sonraki ihalede fiyat kıyas tablosuyla izlensin.

Uygulama önerisi: kısmi teklife açtığınız her ihalede tek soruluk piyasa testi uygulayın: 'bu kısım sınırını üretici de anlamlı bulur mu, yoksa sadece bizim organizasyon şemamız mı?' Piyasa mantığıyla örtüşüyorsa kısım doğrudur, şemanızı yansıtıyorsa aynı malı birden çok fiyata almaya hazırlanıyorsunuz; ve denetçi bunu tek cümleyle yazar: birleştirilmesi gereken kalemler kısım tasarımında dikkate alınmamıştır.