Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi aynı kişi olabilir mi?

Çünkü mali sürecin iki ayrı gözü tek göze indirilmiştir, 2024 denetiminde aynen: 'harcama yetkilisi ve muhasebe yetkilisi görevinin mevzuata aykırı olarak AYNI KİŞİDE BİRLEŞTİĞİ' tespit edilmiştir. Yasak açık ve emredicidir, 5018 m.60/4: 'Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez' (aynı fıkra; ön mali kontrol görevlilerinin mali işlem sürecinde görev alamayacağını da ekler). Rol dağılımı da kanunda çizilidir: harcama yetkilisi, ödeneği kullanır, gideri gerçekleştirir, ödeme emrini imzalar; muhasebe yetkilisi, m.61'deki kontrolleri (yetkililerin imzası, ödemenin belgelere dayanması, maddi hata) yaptıktan sonra hak sahibine ödemeyi yapar: sistem; harcamaya karar verenle parayı ödeyenin birbirini kontrol etmesi üzerine kuruludur, iki şapka aynı başa geçince, kontrol eden ile edilen aynı kişi olur.

Analiz: (1) Görevler ayrılığı; iç kontrolün ilk tuğlasıdır: hatalı-yolsuz bir ödemenin gerçekleşmesi için normalde iki ayrı iradenin yanılması-anlaşması gerekir; birleşmede tek irade yeter, kasıt aranmasa bile: kendi imzaladığı ödeme emrini m.61 süzgecinden geçirecek kişinin kendisi olması, kontrolün tanımı gereği imkansızıdır, denetçinin gözünde bu; tekil bir hata değil, bütün ödemelerin güvencesini kaldıran yapısal bir zafiyettir (mutemet-tahsilat ve ön-mali-kontrol dosyalarının ödeme ayağı: aynı el hem isteyip hem veremez). (2) 'Kadro yok' mazereti; kanunda karşılıksızdır: m.60/4 nüfus-kadro istisnası içermez, küçük idarede çözüm birleşme değil, devirdir: muhasebe yetkilisi görevinin başka bir ehil personele (sertifika şartları gözetilerek) verilmesi, gerekirse mali hizmetler içinde görev dağılımının yeniden kurulması, iki görevden biri mutlaka başka omuzda taşınmalıdır. (3) Sorumluluk da çift taraflı ağırlaşır: birleşen görevlerde doğacak kamu zararında kişi; hem harcama yetkilisi hem muhasebe yetkilisi sıfatıyla sorumlu tutulur, kendi lehine hiçbir savunma katmanı kalmaz: birleşme; kuruma risk, kişiye ise çıplak sorumluluktur. (4) Tespit; tüm birimlere teşmil edilmelidir: bir müdürlükte görülen birleşme, vekalet-izin dönemlerinde başka birimlerde de fiilen oluşabilir, vekalet görevlendirmelerinde 'bu iki şapka aynı başa denk geliyor mu' kontrolü yazılı kurala bağlanmalıdır.

Yapılacaklar: (1) Derhal ayrıştırma: harcama yetkilisi ve muhasebe yetkilisi görevleri farklı kişilerde olacak şekilde görevlendirmeler yeniden yapılsın; muhasebe yetkilisinin nitelik-sertifika şartları sağlansın. (2) Vekalet kuralı: izin-rapor dönemlerindeki vekaletlerde iki görevin aynı kişide geçici dahi birleşmemesi yazılı kural olsun. (3) Geçmiş tarama: birleşme döneminde yapılan ödemeler örneklemle gözden geçirilsin; hata-eksik varsa düzeltme süreci işletilsin. (4) İç kontrol: görevler ayrılığı matrisi (kim karar veriyor-kim onaylıyor-kim ödüyor-kim kaydediyor) çıkarılıp çakışmalar giderilsin.

Uygulama önerisi: her ödeme sürecinde tek soruluk iki-imza testi uygulayın: 'ödeme emrini imzalayan ile parayı fiilen ödeyen aynı insan mı?' Değilse sistem nefes alıyordur, aynıysa iç kontrolünüz tek kişinin vicdanına indirgenmiştir; ve denetçi bunu tek cümleyle yazar: harcama ve muhasebe yetkisi aynı kişide birleşemez.