Ölçülemez kriterli teknik şartname neye mal olur?

Şartnamenin işlevi üzerinden, 2024 denetiminde aynen: şartnamede personel için '1'inci sınıf ve tecrübeli', 'eğitimli ve kalifiye' denildiği ancak 'bu hususlara ilişkin SOMUT KRİTERİN şartnamede yer almadığı'; gıda maddeleri için atıf yapılan 'düzenlemelerden bazılarının YÜRÜRLÜKTE OLMADIĞI' tespit edilmiş ve sonuç cümlesi yazılmıştır: 'somut, ölçülebilir olmayan kriterlere ve güncel olmayan mevzuata yer verilmesi; şirket ile yüklenici arasında İHTİLAF riskine yol açarken, şirket açısından KONTROL ZAFİYETİNE sebep olabilecektir.' Ayrıca aynı bulguda şartnamedeki bazı yükümlülüklerin (portör kontrolü belgeleri gibi) fiilen yerine getirilmediği de not edilmiştir: ölçüsüz şartname; ölçüsüz ifayı davet etmiştir.

Analiz: (1) Şartname; ihtilaf gününün sözlüğüdür: 'kalifiye personel' ifadesi imza gününde herkese makul görünür, uyuşmazlık gününde ise: yüklenicinin 'kalifiye' dediği ile idarenin beklediği ayrışır ve hakem olacak metin susar: kriter; belge-tecrübe yılı-sertifika olarak yazılmadıkça, şart değil temennidir (stratejik-plan-ölçülebilirlik dosyasının satın alma sürümü: ölçülemeyen şart, denetlenemeyen ifadır). (2) Ölü mevzuata atıf; şartnameyi topal bırakır: yürürlükten kalkmış tebliğe bağlanan kalite standardı, hukuken boşluğa işaret eder: yüklenici 'atıf geçersiz' savunmasına kapı bulur, kontrol teşkilatı hangi standardı arayacağını bilemez: şartname yazımında mevzuat atıflarının güncellik taraması; yayın öncesi zorunlu adımdır, 'önceki yılın şartnamesini kopyala' pratiği bu bulgunun anasıdır. (3) İki kusur birbirini besler: ölçüsüz kriter + geçersiz atıf = kontrolün elinde ne cetvel ne standart kalır, bulgunun (B) bölümündeki ifa eksikleri (belgelerin sunulmaması) bu zeminde büyür: metin zayıfsa saha da zayıflar. (4) Kalite ucuzdur: şartname taslağının yayın öncesi iki süzgeci, 'her şart ölçülebilir mi' testi ve 'her atıf yürürlükte mi' taraması: bir hukukçu-bir teknik uzmanla yarım günlük mesai; yıllık sözleşmenin bütün ihtilaf haritasını temizler.

Yapılacaklar: (1) Şartname revizyonu: personel nitelikleri (belge-tecrübe-sertifika) ve gıda standartları somut-ölçülebilir kriterlere bağlansın; atıflar yürürlükteki düzenlemelerle güncellensin. (2) İfa denetimi: portör ve benzeri belge yükümlülüklerinin teslimi hakediş ön şartına bağlansın; eksik dönem için yükümlülükler tamamlatılsın. (3) Yayın süzgeci: teknik şartnameler yayımlanmadan önce 'ölçülebilirlik + atıf güncelliği' kontrol listesinden geçirilsin; kontrolü yapan paraf atsın. (4) Şablon bakımı: yıllık tekrarlanan alımların şartname şablonları her yıl mevzuat taramasıyla bakıma alınsın.

Uygulama önerisi: şartnamedeki her şart için tek soruluk cetvel testi uygulayın: 'bu şartın sağlanıp sağlanmadığını hangi belgeyle-hangi ölçümle kanıtlarız?' Cevabı olan şart sözleşmeyi korur, cevabı olmayan şart, ihtilafta ilk terk edilendir; ve denetçi bunu tek cümleyle yazar: ölçülebilir olmayan kriter, kontrol zafiyeti üretir.