Otelde kimlik bildirimi var, tahsilat kaydı yoksa ne olur?

Gelir güvenliği alarmı olarak, 2022 denetiminde aynen: 'otel müşteri kayıtları ile KİMLİK BİLDİRİM SİSTEMİNDEKİ kayıtlar arasında FARKLILIKLAR olduğu ve Kimlik Bildirim Sisteminde yer alan bazı konaklamalara ilişkin TAHSİLAT İŞLEMLERİNİN YAPILMADIĞI.' Çerçeve şirketler hukukudur: belediye şirketi de tacirdir (TTK m.16) ve basiretli iş adamı ölçüsüyle çalışır (m.18/2); yönetim kurulu ve yöneticiler özen ve bağlılık yükümü (m.369) altındadır: oteline gelen misafirin kaydını kolluğa bildirip kendi kasasına bildirmemek, basiretin de özenin de tam karşıtıdır.

Analiz: (1) Kimlik bildirimi; inkar edilemez bir dış kayıttır: 1774 sayılı Kanun gereği her konaklayan kolluk sistemine bildirilir, bu veri; otelin iradesinden bağımsız, resmi bir doluluk fotoğrafıdır: denetçinin yaptığı; bu fotoğrafı kasa kayıtlarının yanına koymaktır, arada çıkan her isim: ya bedelsiz ağırlanmış ya bedeli kayıt dışı tahsil edilmiş bir konaklamadır, iki ihtimal de şirket için kayıptır (adisyon-fatura ve biniş-verisi dosyalarının otel sürümü: dış sistemin bildiği misafiri, iç sistem bilmiyorsa gelir sızıyordur). (2) 'Fark küçük' savunması yöntemi kurtarmaz: çapraz kontrolün hiç kurulmamış olması; farkın bugünkü boyutundan bağımsız bir zafiyettir, kontrolsüz sistemde fark, keşfedilene kadar büyür: önbüro-kasa-KBS mutabakatı günlük rutin olmalıdır. (3) Bedelsiz konaklamanın da usulü vardır: protokol misafiri, personel konaklaması, iptal-erken çıkış, hepsi meşru olabilir: ama her biri gerekçe koduyla, onaylı ve kayıtlı olmalıdır, kayda geçmeyen istisna, istisna değil açıktır. (4) Vergi boyutu peşinden gelir: kayıt dışı konaklama; KDV-konaklama vergisi-kurum kazancı beyanlarını da aşındırır, şirket; gelir kaybına vergi riskini de ekler.

Yapılacaklar: (1) Mutabakat rutini: günlük KBS bildirimleri ile önbüro-tahsilat kayıtlarının otomatik karşılaştırılması kurulsun; farklar gerekçe koduyla kapatılmadan gün sonu alınmasın. (2) Geriye dönük analiz: bulgu dönemindeki farklar konaklama bazında incelenip tahsil edilmemiş bedeller hesaplansın; tahsil-sorumluluk süreci (personel boyutu dahil) yürütülsün. (3) İstisna düzeni: bedelsiz-indirimli konaklamaların onay-gerekçe-kayıt usulü yazılı prosedüre bağlansın. (4) Sistem bütünlüğü: önbüro yazılımı-kasa-muhasebe entegrasyonu sağlanarak manuel kayıt boşlukları kapatılsın; dönemsel iç denetim testi yapılsın.

Uygulama önerisi: otel işletmenizde tek soruluk misafir testi uygulayın: 'kolluğa bildirdiğimiz her misafirin, kasamızda bir karşılığı var mı?' Varsa gelir kapalı devredir, yoksa otel, resmi kayıtlarla kendi kaçağını belgeliyordur; ve denetçi bunu tek cümleyle yazar: bildirilen konaklamaların tahsilat işlemleri yapılmamıştır.