Garantisi süren parça ikinci kez ödenerek değiştirilir mi?

Kayıtları çaprazlayarak, 2024 denetiminde aynen: 'bazı otobüslere ilişkin yedek parçaların GARANTİ DURUMLARI SORGULANMADAN BİRDEN FAZLA KEZ DEĞİŞTİRİLDİĞİ ve her biri için AYRI AYRI ÖDEME yapıldığı.' Üstelik koruma; idarenin kendi şartnamelerinde yazılıdır: 'teslim edilecek malzemelerin garanti süresi, kabulden sonra 1 YIL olacaktır'; periyodik bakım parçalarında garanti, katalogdaki bakım periyodu kadardır ve 'garanti kapsamındaki malzemede tespit edilecek hata, ayıp ve eksikliklerin giderilmesini YÜKLENİCİ üstlenecektir', yani kısa sürede tekrar arızalanan parçanın ikinci değişimi; yeni bir alım değil, garanti ifasıdır: parası ödenmişse, garanti hükmü rafta kalmış demektir.

Analiz: (1) Garanti; sorgulanmadıkça yoktur: şartnameye yazılan bir yıl; ancak 'bu parça bu araca ne zaman takıldı' sorusuna cevap veren bir kayıtla yaşar, araç-parça-tarih-fatura eşleşmesi tutulmayan atölyede her değişim sıfırdan bir alımdır: filo büyüdükçe, hafızasızlığın faturası her ay kesilir (garanti-kapsamındaki-işin-ikinci-kez-alınması ilkesinin filo sürümü: ödenmiş güvence, kayıtsızlıkla ikinci kez satın alınır). (2) Mükerrer ödemenin sorumlusu bellidir: değişimi onaylayan bakım birimi ve ödemeyi gerçekleştiren zincir; 'garanti durumu kontrol edildi' satırı olmayan her işlem dosyasında açıktadır, kısa aralıkla tekrarlanan aynı parça değişimi, denetçinin en kolay süzgecidir: aynı plaka + aynı parça kodu + kısa aralık = sorgu listesi. (3) Tekrarlayan arıza ayrıca bir kalite sinyalidir: garanti içinde ikinci kez değişen parça; ya ayıplı üründür ya hatalı montaj, ikisinde de bedel yükleniciye aittir ve tekrar oranı yüksek tedarikçiler; sonraki alımların değerlendirme hafızasına yazılmalıdır: kayıt tutmayan idare, kötü tedarikçisini de tanıyamaz. (4) Çözüm teknolojik değil, disiplinseldir: basit bir tabloyla bile (plaka-parça kodu-takılma tarihi-garanti bitişi) başlanır; bakım yazılımı varsa garanti alanı zorunlu alan yapılır, iş emri açılırken sistem 'bu parça garantide' uyarısı vermeden ödeme yolu açılmamalıdır.

Yapılacaklar: (1) Geriye dönük tarama: aynı araçta kısa aralıkla tekrarlanan aynı parça değişimleri listelenip garanti şartlarıyla karşılaştırılsın; garanti içinde ödenmiş değişim bedellerinin yükleniciden tahsili ve sorumluluk değerlendirmesi yürütülsün. (2) Kayıt sistemi: araç-parça-tarih-garanti bitişini izleyen kayıt (bakım yazılımında zorunlu alan) kurulsun; iş emri akışına 'garanti sorgusu yapıldı' onay adımı eklensin. (3) Şartname-uygulama köprüsü: garanti hükümlerinin işletilme usulü (bildirim-süre-yaptırım) bakım biriminin talimatına yazılsın; garanti ifasından kaçınan yükleniciye sözleşme yaptırımları uygulansın. (4) Tedarikçi karnesi: parça bazlı arıza-tekrar istatistiği tutulup alım değerlendirmelerinde kullanılsın.

Uygulama önerisi: her parça değişim onayında tek soruluk takvim testi uygulayın: 'bu parçanın aynı araçtaki son değişim tarihi ile bugün arasında garanti süresi dolmuş mu?' Dolmamışsa fatura yükleniciye aittir, soruyu soramayan atölye, garantiyi her ay yeniden satın alır; ve denetçi bunu tek cümleyle yazar: garanti durumu sorgulanmadan ayrı ayrı ödeme yapılmıştır.