Şirket kararlarına dışarıdan kurul karışabilir mi?

Sorunlu durur, 2024 denetiminde aynen: 'şirkete ilişkin bazı iş ve işlemlere GÖRÜŞ VE/VEYA KARAR VEREN ve BAŞKA BİR BELEDİYE ŞİRKETİ bünyesinde İŞTİRAKLER KOORDİNASYON KURULU oluşturulduğu' tespit edilmiştir. Çerçevenin iki ayağı vardır: 5216 m.18/e, büyükşehir başkanı; belediyenin, bağlı kuruluşların ve işletmelerin etkin-verimli yönetilmesini sağlamakla görevlidir: koordinasyon ihtiyacı meşrudur; ama TTK'nın organ mimarisi kesindir, anonim şirkette karar organları genel kurul ve yönetim kuruludur: kazancın dağıtımından esaslı işlere kadar karar yetkisi bu iki organda toplanır ve şirket, yönetim kurulu tarafından yönetilir ve temsil olunur, başka bir şirketin bünyesindeki bir kurul; üçüncü bir organ gibi çalışamaz.

Analiz: (1) Koordinasyon; talimatla değil, pay sahipliğiyle yapılır: ana ortağın iştiraklerini hizalamasının hukuki yolları bellidir, genel kurulda oy, yönetim kuruluna üye seçimi, esas sözleşme düzenlemeleri ve pay sahipliği politikası belgeleri: bu kanallar dururken şirket dışı bir kurulun görüş-karar üretmesi; kararların hukuki dayanağını ortadan kaldırır, kurul kararına uyan yönetim kurulu, kendi yetkisini fiilen devretmiş olur ki TTK'da yönetim yetkisinin devri bile ancak esas sözleşme + iç yönergeyle mümkündür (GM-onaylı-tarife-komisyonu dosyasının grup ölçeği: organ dışı irade, şirkete ancak organ kararıyla girer). (2) Sorumluluk-yetki makası açılır: şirket zarar ederse hesap; imzası olan yönetim kuruluna sorulur, 'koordinasyon kurulu böyle istedi' savunması TTK önünde geçersizdir: yetkiyi fiilen kullanan kurul sorumluluk taşımaz, sorumluluğu taşıyan yönetim kurulu yetkisini kullanmaz, yönetişimin en tehlikeli dengesizliği budur. (3) Kurulun 'başka şirket bünyesinde' olması ikinci katmandır: bir iştirakin bünyesindeki yapı; diğer iştiraklerin ticari sırlarına-kararlarına nüfuz eder hale gelir: rekabet eden iştirakler arasında bilgi duvarları da erir, kurulun maliyeti kimin bütçesinde, personeli kimin bordrosunda soruları da (iştirakler-arası-hizmet dosyası) peşinden gelir. (4) Meşru tasarım mümkündür: büyükşehir bünyesinde (şirketlerin dışında) bir iştirakler birimi; pay sahibi adına politika belirler, performans izler, genel kurul talimatlarını hazırlar, kararlar ise her şirketin kendi organlarından geçer: aynı koordinasyon, hukuki zeminde de kurulabilir.

Yapılacaklar: (1) Yetki analizi: kurulun şirkete dokunan görüş-kararlarının envanteri çıkarılsın; karar niteliğindekiler şirket yönetim kurulunda usulünce karara bağlanarak hukuki zemine çekilsin. (2) Yapı revizyonu: koordinasyon işlevi; büyükşehir bünyesinde pay sahipliği birimi olarak yeniden konumlandırılsın, şirketlere talimat değil, genel kurul-yönetim kurulu kanallarıyla yönlendirme yapılsın. (3) İç yönerge uyumu: şirket yönetim kurulunun hangi konularda ana ortağın görüşünü alacağı (bağlayıcı talimat değil) esas sözleşme-iç yönergeyle tanımlansın. (4) Sorumluluk bilinci: yönetim kurulu üyelerine; organ dışı kararlara dayanmanın kendilerini sorumluluktan kurtarmayacağı yazılı olarak hatırlatılsın, her karar kendi gerekçesiyle alınıp tutanağa bağlansın.

Uygulama önerisi: şirkete dokunan her grup kararında tek soruluk organ testi uygulayın: 'bu kararın altında bizim genel kurulumuzun veya yönetim kurulumuzun sayılı kararı var mı?' Varsa koordinasyon hukuk içindedir, yoksa şirket, organsız yönetiliyordur; ve denetçi bunu tek cümleyle yazar: başka şirket bünyesindeki kurul, şirkete ilişkin karar veremez.