Limit üstü sözleşme tasarısı ön mali kontrolsüz imzalanır mı?

Olmuştur, 2024 denetiminde aynen: 'mal, hizmet ve yapım işi ihalelerine ilişkin taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının, Usul ve Esaslarda belirtilen PARASAL SINIRLARI AŞMASINA RAĞMEN ÖN MALİ KONTROLE TABİ TUTULMADIĞI.' Düzenek 5018 m.58'de kuruludur: ön mali kontrol; harcama birimlerindeki kontroller ile mali hizmetler birimince yapılan kontrolleri kapsar; İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar m.17 mekaniği verir, KDV hariç tutarı belirlenen eşikleri (2022 değişikliğiyle mal-hizmet alımlarında 5 milyon, yapım işlerinde 15 milyon TL) aşan taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları; tüm bilgi-belgeleriyle işlem dosyası halinde mali hizmetler birimine gönderilir, en geç on iş günü içinde kontrol edilir ve görüş yazısı dosyayla birlikte harcama yetkilisine döner: imza; bu görüşten sonra atılır.

Analiz: (1) 'Komisyondan geçti' cevabı, başka bir sorunun cevabıdır: ihale komisyonu; tekliflerin değerlendirilmesine bakar, ön mali kontrol ise taahhüdün mali sisteme uygunluğuna: ödeneği var mı, tertip doğru mu, sözleşme tasarısı mevzuat ve mali sınırlarla uyumlu mu, iki kontrol birbirinin yerine geçmez: büyük tutarlı işte ikinci gözü atlamak; kurumun en riskli imzalarını en az bakılmış imzalar yapmaktır. (2) Eşikler güncellenir, takip görevdir: limitler Usul ve Esaslar değişiklikleriyle güncellenir, mali hizmetler biriminin masasında güncel eşik tablosu durmalı ve 'hangi dosya gelecek' sorusu ihale programından önceden çıkarılabilmelidir: eşik bilinmeyince dosya da gelmez. (3) Görüş bağlayıcı olmasa da kayıt koruyucudur: ön mali kontrol görüşü olumsuz olsa bile harcama yetkilisi gerekçesiyle ilerleyebilir, ama görüş hiç alınmamışsa; yetkilinin önünde ne uyarı ne koruma vardır: bir sorun çıktığında 'mali hizmetler ne demişti' sorusunun cevabı boştur ve sorumluluk yalnızlaşır (ödeme-emri-sorumluluğu ve iç-kontrol dosyalarının imza öncesi halkası: kontrol; imzayı geciktirmez, imzayı savunulur kılar). (4) İşleyiş kolay kurulur: ihale birimlerine 'eşik üstü işlerde sözleşme tasarısı mali hizmetlere gönderilmeden imzaya sunulamaz' talimatı + EBYS akışına zorunlu adım, on iş günlük süre, ihale takvimine baştan yerleştirilirse hiçbir işi geciktirmez.

Yapılacaklar: (1) Akış kurulumu: eşik üstü taahhüt evrakı-sözleşme tasarılarının mali hizmetlere gönderimi zorunlu iş adımı olarak (EBYS-kontrol listesiyle) kurulsun; görüş yazısı olmadan imza-onay yapılmasın. (2) Geriye dönük tarama: son dönemde eşik üstü olup kontrolsüz imzalanan sözleşmeler listelensin; dosyalar üzerinde mali uygunluk taraması yapılıp tespitler raporlansın. (3) Eşik takibi: Usul ve Esaslar değişikliklerinin takibi mali hizmetlerde bir kişiye yazılı görev olsun; güncel eşikler yıllık genelgeyle birimlere duyurulsun. (4) Kapasite: mali hizmetlerde ön mali kontrol görevlendirmesi (kim bakacak-hangi kontrol listesiyle) yazılı yapılsın; görüş yazıları standart şablonla üretilsin.

Uygulama önerisi: her büyük sözleşme imzasından önce tek soruluk görüş testi uygulayın: 'bu dosyada mali hizmetlerin tarihli görüş yazısı var mı?' Varsa imza iki gözden geçmiştir, yoksa kurumun en büyük taahhüdü, tek bakışla bağlanmıştır; ve denetçi bunu tek cümleyle yazar: parasal sınırı aşan tasarılar ön mali kontrole tabi tutulmamıştır.