Şirketin 3/g istisna listesi güncellenmezse ne olur?

Olmuştur, 2021 denetiminde şirketin 'asıl faaliyet alanlarına ilişkin olarak Kamu İhale Kanunu'ndan istisna tutulmasına yönelik' durumu bulgu yapılmıştır: emsalde şirket; 2018'de KİK'e başvurmuş ve inşa etme, temizlik, peyzaj ile fuar-sergi-panayır kurma işleri ana faaliyet olarak belirlenmiştir, ancak '2018'den sonra şirketin faaliyetlerinde önemli değişiklikler olmuş, HAFRİYAT VE DAĞITIM işleri ana faaliyet konusu haline gelmiştir': yani şirketin gelir ve personel olarak en büyük faaliyet alanı, istisna listesinin dışında kalmıştır. Mekanizma bellidir: 4734'ün 3/g istisnası; ceza-yasaklama hükümleri hariç belirli alımları Kanun dışına çıkarır ve geçici m.4 gereği istisna kapsamındaki mal-hizmetler şirketin talebi üzerine KİK tarafından belirlenir, liste; kendi kendine büyümez, başvuruyla güncellenir.

Analiz: (1) İstisna; faaliyetin fotoğrafıdır ve fotoğraf eskir: 3/g listesi, başvuru günündeki iş modeline göre çizilir, şirket yeni alanlara büyüdüğünde liste kendiliğinden genişlemez: güncellenmeyen listeyle iki riskten biri kaçınılmaz olur, ya yeni ana faaliyetin alımları listede yokken 3/g'ymiş gibi yapılır (istisnanın kapsam aşımı: usulsüz alım) ya da şirket, rakiplerinin yararlandığı esneklikten yoksun, ticari faaliyetini 4734'ün tam usulüyle yürütmek zorunda kalır (operasyonel kayıp): iki durumda da sorun aynıdır, liste ile gerçeğin ayrışması. (2) 'En büyük faaliyet' vurgusu tesadüf değildir: denetçi; gelir ve personel ağırlığını ölçmüştür, istisna yönetimi, şirketin ana gövdesini kapsamıyorsa; yönetim, kendi iş modelinin hukuki altyapısını ihmal etmiş demektir: bu; tek bir alım hatasından daha yapısal bir bulgudur. (3) Güncelleme; rutin bir kurumsal görevdir: esas sözleşme değişiklikleri, yeni iş kolları, devralınan işletmeler, her önemli değişiklikte 'istisna listemiz bunu kapsıyor mu' sorusu sorulmalı; kapsamıyorsa tebliğdeki usulle KİK'e başvuru yapılmalıdır: emsalde şirketin sonradan başvurması, kuralın da yolun da açık olduğunu gösterir, eksik olan takvimdi. (4) Alım pratiği listeye bağlanmalıdır: satın alma birimi; her alımda 'bu kalem hangi rejimde, 3/g listesi mi, 4734 mü' sorusunu yazılı cevaplamalı: liste güncel değilse bu soru cevaplanamaz ve her alım gri alanda kalır.

Yapılacaklar: (1) Faaliyet-liste kıyası: şirketin güncel faaliyetleri (gelir-personel dağılımıyla) mevcut 3/g listesiyle karşılaştırılsın; kapsam dışı ana faaliyetler tespit edilsin. (2) KİK başvurusu: eksik alanlar için istisna güncelleme başvurusu tebliğdeki usulle yapılsın; sonuç alınana kadar bu alanlardaki alımların hangi rejimle yürütüleceği yazılı kurala bağlansın. (3) Geçmiş alımların taranması: liste dışı alanlarda 3/g'ye dayanılarak yapılmış alım olup olmadığı incelensin; varsa hukuki değerlendirme yapılsın. (4) Rutin: esas sözleşme-iş modeli değişikliklerinde istisna listesinin gözden geçirilmesi; yönetim kurulunun yıllık gündem maddesi olsun.

Uygulama önerisi: şirketinizde tek soruluk fotoğraf testi uygulayın: 'bugün en çok ciro yaptığımız iş, KİK'in onayladığı listede yazıyor mu?' Yazıyorsa istisna yönetiliyordur, yazmıyorsa şirketin hukuki altyapısı, büyümesinin gerisinde kalmıştır; ve denetçi bunu tek cümleyle yazar: asıl faaliyet alanı, istisna kapsamının dışında bırakılamaz.