Şirket personeli sözleşmesiz çalıştırılıp sonradan faturalanır mı?

Geçmemiştir, 2023 denetiminde şirkete aynen yazılmıştır: 'şirket personelinden bir kısmının, belediyeyle SÖZLEŞME İMZALANMADAN belediyede çalıştırıldığı ve bu personel için GEÇMİŞE YÖNELİK FATURA düzenlendiği.' 375 ek m.20 düzeni; ihale usullerinden muafiyet verir ama sözleşmesizlikten değil: 2018/11608 sayılı Usul ve Esaslar; belediye-şirket ilişkisinin yazılı hizmet alım sözleşmesiyle (kapsam-personel sayısı-bedel-süre) kurulmasını ister, sözleşme; bu modelin ihale dokümanı yerine geçen omurgasıdır.

Analiz: (1) Eşzamanlılık ilkesi: kamu hizmet ilişkisinde belge; hizmetten önce veya en geç hizmetle birlikte doğar, önce çalıştırıp sonra sözleşme-fatura üretmek; dönemin bütün disiplinlerini (bedelin kim tarafından-nasıl belirlendiği, personel sayısının dayanağı, hakediş kontrolü) geriye dönük kurgulamaktır: retroaktif belge; gerçekliği değil, açığı belgelemiş olur (sözleşmesiz-işe-başlama 576, İzdoğa-görevlendirmesiz-seyahat ailesinin personel-alımı sürümü: fiili durum, sonradan yazılan kağıtla meşrulaşmaz). (2) İki taraf için ayrı riskler: belediye tarafı, sözleşmesiz dönemin ödemeleri; dayanak belge zafiyetiyle yersiz ödeme tartışmasına açılır; bütçe-tertip planlaması (Cizre-tertip bulgusu ailesi) da boşluğa düşer; şirket tarafı, geçmişe toplu fatura; KDV dönemi-belge düzeni (VUK fatura süreleri!) yönünden vergisel sakatlık taşır: yedi günlük fatura kuralının aylarca gerisinde kalan belge, iki defteri de yaralar. (3) İşçi tarafı unutulmasın: boşluk döneminde işçinin hangi işverenin talimatında-riskinde çalıştığı (iş kazası-mesai-görev tanımı) belirsizleşir, sözleşme; yalnız mali değil, iş hukuku güvencesi katmanıdır. (4) Doğru refleks: ihtiyaç aniden doğduysa; kısa-kapsamlı bir başlangıç sözleşmesi (sonradan kapsam genişletme zeyliyle) günü kurtarır, 'nasılsa kendi şirketimiz' rehaveti; en kolay sözleşmenin bile imzalanmamasının gerekçesi olamaz.

Yapılacaklar: (1) Boşluk envanteri: sözleşmesiz çalıştırılan dönemleri (kişi-birim-süre) ve geçmişe dönük faturaları listeleyin; ödemelerin dayanak analizini ve vergisel boyutunu (fatura süreleri) mali müşavirlik-hukukla değerlendirin. (2) Süreç kilidi kurun: 'sözleşme (veya zeyil) imzalanmadan personel görevlendirilmez; görevlendirme yazıları sözleşme madde referanslı olur' kuralını iki tarafta da (belediye İK + şirket) yazılı talimat yapın. (3) Sözleşme takvimi: yıllık hizmet alım sözleşmesinin bitiş tarihine 60 gün kala yenileme sürecini başlatan uyarı düzeni; kapsam değişikliklerinin (ek personel-birim) zeyille eşzamanlı belgelenmesi. (4) Hakediş bağları: aylık hakediş-faturaların sözleşme personel listeleriyle (isim-gün bazlı) eşleşmesi kontrol satırı olsun, liste dışı kimse hakedişe giremesin.

Uygulama önerisi: şirketten personel taleplerinde tek soruluk kapı kuralı koyun: 'bu kişinin çalışacağı ilk günün tarihi, hangi sözleşmenin yürürlük aralığında?' Aralıkta olmayan tek gün bile; sonradan kesilecek bir faturanın değil, bugün imzalanacak bir zeylin konusudur, aksi halde denetçi iki tespitle gelir: sözleşmesiz çalıştırılmış, geçmişe yönelik faturalanmıştır.