Yevmiye defterinde numara ve tarih düzeni nasıl olmalı?

Sorundur, 2022 denetiminde dört maddelik bir fotoğrafla yazılmıştır: 'yevmiye defterinde işlem görmemiş BOŞ maddeler bulunması; GEÇMİŞE DÖNÜK kayıtlarla numaraların tarih sırasını izlememesi; AYNI numarayla farklı tarihlerde farklı kayıtlar yapılması ve bazı numaraların ALT KODA sahip olması.' 'Mizan tutuyor' savunması, defterin işlevini ıskalar: mizan toplamı, yevmiye ise izi gösterir, iz bozuksa toplamın doğruluğu da kanıtlanamaz.

Kural seti (MİBMY m.43): (1) Günlük ve sıralı kayıt: işlemler; yevmiye tarih ve numara sırasına göre, maddeler halinde, GÜNLÜK olarak yevmiye defterine kaydedilir; büyük defter ve yardımcı defterlere oradan dağıtılır. (2) Numara disiplini: yevmiye numarası; hesap dönemi başında (1)'den başlar, dönem sonuna kadar kesintisiz devam eder; her muhasebeleştirme belgesine, kayda geçirildiği gerçek tarih ve sıradaki numara verilir. Bu iki cümleden dört yasak türer: boş numara olamaz (atlanmış numara, 'silinmiş işlem mi' şüphesidir), mükerrer numara olamaz (aynı numarada iki kayıt, defterin tekilliğini bozar), alt kodlu numara olamaz (1234/1 diye bir yevmiye türü mevzuatta yoktur), geriye tarihli kayıt olamaz (bugün öğrenilen düzeltme, bugünün tarihi ve sıradaki numarayla, gerekçeli düzeltme kaydı olarak atılır; geçmişe sıkıştırılmaz). (3) Neden bu kadar sert: yevmiye düzeni; muhasebenin değiştirilemezlik ve izlenebilirlik güvencesidir, geçmişe kayıt atılabilen, numarası oynanabilen bir defterde hiçbir tutar 'o gün öyleydi' diye kanıtlanamaz; denetim açısından bu, tablo hatasından ağır bir sistem güvenilirliği bulgusudur (imzasız ÖEB dosyasıyla akraba: belge ve defter, sorumluluğun fotoğrafıdır; fotoğrafa rötuş serbestisi, fotoğrafın delil değerini yok eder). Yazılımın buna izin vermesi mazeret değil, ikinci tespittir: dönem kilidi olmayan muhasebe programı, bulgunun teknik ayağıdır.

Yapılacaklar: (1) Yazılımı disipline edin: gün/dönem kapanış kilidi (kapanan güne kayıt atılamasın), otomatik-kesintisiz numaralama (elle numara girişi kapalı), alt kod imkanının kaldırılması; yetki bazlı log kaydı (kim, ne zaman, hangi kaydı). (2) Düzeltme protokolü yazın: hatalı kayıt → ters/düzeltme kaydı (bugünün tarih-numarasıyla) + gerekçe açıklaması + dayanak belge; 'geçmişi güzelleştirme' tümüyle yasak. (3) Mevcut defteri teşhis edin: boş, mükerrer ve alt kodlu numaraların listesi; her biri için ne olduğunun (hangi işlem, neden bu halde) tespit tutanağı, denetim sormadan hazırlanan açıklama, kötü ihtimallerin (kayıt gizleme şüphesinin) panzehiridir. (4) Dönem kapanış rutini: ay sonlarında yevmiye kontrol raporu (numara sürekliliği, tarih-numara uyumu, günlük kayıt gecikmeleri) mali hizmetler yöneticisine; yıl sonunda kesin mizanla birlikte arşive.

Uygulama önerisi: muhasebe ekibine tek cümlelik defter ahlakı verin: 'yevmiye ileri yazar, asla geri yazmaz.' Her işlemin kendi gününde, sıradaki numarayla ve silinmez biçimde aktığı defter; mizanı da mali tabloyu da savunulur kılar, geri yazılabilen defter ise, en doğru rakamları bile 'acaba'nın gölgesine koyar ve denetçi acabaları rapora yazar.