İmzasız ödeme emri belgesiyle ödeme yapılabilir mi?

Göründüğünden çok, 2024 denetiminde aynen bulgulanmıştır: 'bazı ödeme emri belgelerinin harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve muhasebe yetkilisi tarafından İMZALANMADAN düzenlenerek muhasebeleştirme ve ÖDEME işlemlerinin gerçekleştirilmesi.' 'İmza sonra' cümlesi; ödemenin hukuki iskeletini söküp yerine iyi niyet koymaktır.

İmzaların anatomisi (5018): (1) Harcama talimatı (m.32): bütçeden harcama, ancak harcama yetkilisinin talimatıyla mümkündür, talimatın belgesi, imzadır; imzasız ÖEB, hukuken verilmemiş bir talimatın ödenmesidir. (2) Gerçekleştirme zinciri (m.33): gider; gerçekleştirme görevlisinin hazırladığı ÖEB'nin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır. Gerçekleştirme görevlisinin imzası; işin yapıldığının-belgelendiğinin, harcama yetkilisininki talimat ve üstlenmenin, muhasebe yetkilisininki ise m.61 kontrollerinin (yetkililerin imzası dahil belge tamlığı, maddi hata, hak sahibi kimliği) yapıldığının mührüdür, muhasebe yetkilisi, imzası eksik belgeyi zaten ödememekle yükümlüdür; ödemişse kendi kontrol görevini de ihlal etmiştir. (3) Sorumluluk haritası: Sayıştay Genel Kurulunun sorumluluk içtihadı (5189/1 sayılı karar ailesi) bu üç imzayı, kamu zararında sorumluluğun adresleri olarak okur, imza yoksa sorumluluk kalkmaz; tersine 'imzasız ödeme' hem usulsüzlüğün kendisi hem de olası zararda savunma imkanını yok eden bir ağırlaştırıcı olur (kim talimat verdi, kim kontrol etti sorusu cevapsız kalır, devir cetveli dosyasındaki ilke: belge, sorumluluğun fotoğrafıdır). (4) 'Ödeme gecikmesin' baskısının cevabı organizasyondur: vekalet zinciri (yetkili izindeyken vekili imzalar), e-imza altyapısı, belge akış takvimi, hız ihtiyacı, imza atlamanın değil süreç kurmanın gerekçesidir.

Yapılacaklar: (1) Sert kural koyun: üç imzası tamamlanmayan ÖEB ödenemez, muhasebe birimine yazılı talimat + (mali yazılımda) imza kontrolü olmadan ödeme adımını kilitleyen parametre; e-imza kullanılıyorsa ıslak-elektronik karışık düzensizlikleri giderin. (2) Geriye dönük tarama: son dönemlerin ÖEB'lerinde imza eksiği envanteri; eksikleri tamamlatın (gerçek tarihli şerhle, geçmişe elden imza attırıp tarih yanıltması yapmayın, o ayrı bir kusurdur) ve tekrarını önleyen rapor düzenleyin. (3) Vekalet-yetki matrisi: her harcama birimi için harcama yetkilisi + vekili, gerçekleştirme görevlileri listesi; görevlendirme onayları güncel ve muhasebeyle paylaşılmış olsun, 'imza bekliyor' darboğazının yarısı, belirsiz vekalettir. (4) İç kontrol testi: dönemsel örneklemle ÖEB imza-ek belge tamlığı denetimi (ön mali kontrol/iç denetim); sonuçlar üst yöneticiye, bulgu size gelmeden siz bulun.

Uygulama önerisi: ödeme masasına tek cümle asın: 'üç imza bir ödeme eder; ikisi hiç etmez.' İmzayı ödemenin ön şartı yapan idare; parasını da sorumlusunu da her an gösterebilir, sonraya bırakan ise, ödenmiş ama sahiplenilmemiş bir gider yığınıyla, denetçinin en kolay yazdığı bulgulardan birine ev sahipliği yapar.