Kesin teminat mektupları ne zaman ve nasıl iade edilir?

Riski, 2019-2021 raporlarında seri halde yazılmış olmasından bellidir: 'geçerlilik süresi dolan / işi biten kesin teminat mektuplarının İADE EDİLMEMESİ ve muhasebe kayıtlarından ÇIKARILMAMASI.' 'Belki lazım olur' cümlesi, iki yanlışı örter: süresi dolmuş mektup zaten teminat işlevini yitirmiştir (lazım olduğunda paraya çevrilemez); kayıtta tutulan ölü mektup ise mali tablolarınızı ve emanet düzeninizi şişirir.

İadenin kanuni takvimi (4735 m.13): Taahhüdün sözleşmeye uygun tamamlandığı ve yüklenicinin idareye borcu olmadığı tespit edildikten sonra; (a) yapım işlerinde: eksik-kusurlar giderilip geçici kabul tutanağının onaylanmasıyla YARISI; SGK ilişiksiz belgesi getirilip kesin kabulün onaylanmasıyla KALANI; (b) diğer işlerde: SGK ilişiksizi sonrası, garanti süresi öngörülmüşse yarısı hemen, kalanı garanti süresi bitiminde; garanti yoksa tamamı iade edilir. m.14 mahsup düzenini tamamlar: iade öncesi yüklenici borçları (ceza, fazla ödeme, vergi-SGK) teminattan mahsup edilir, iade, alacak taramasının mührüdür. İki yönlü risk: (1) İadeyi geciktirmek; yükleniciye haksız külfet (mektup komisyonları işler!) ve dava-faiz üretir, el atma-fer'iler ailesi: yüklenicinin bankaya ödediği her komisyon, günü gelince idareden istenebilir. (2) Ama asıl gizli tehlike ters yöndedir: iade taramasız yapılırsa ya da mektup süresi dolarken alacak takibi yapılmamışsa, idarenin güvencesi buharlaşır, süresi dolan mektup, bankaca yenilenmedikçe kağıttır; kesin kabulü yapılmamış işte teminatın süresinin dolmasına seyirci kalmak, GPRS-ceza dosyası ailesinden bir 'güvenceyi söndürme' bulgusudur.

Yapılacaklar: (1) Teminat envanteri: emanet kayıtları + kasadaki fiziki mektuplar, iş, yüklenici, tutar, mektup vadesi, işin kabul durumu, SGK ilişiksiz durumu tek tabloda; kayıt-kasa mutabakatı (kayıtta olup kasada olmayan/tersi satırlar ayrı incelemedir). (2) Üçlü triyaj: iade edilecekler (şartları tamamlanmış, m.13 belgeleriyle iade + emanetten çıkış kaydı); takip edilecekler (iş sürüyor/kabul eksik, vadesi yaklaşan mektuplara yenileme ihtarı; yenilenmezse süresi dolmadan nakde çevirme değerlendirmesi); tasfiye edilecekler (yüklenici borçlu, mahsup/gelir kaydı usulüyle). (3) Süreç standardı: kesin kabul-kesin hesap onay akışına 'teminat iade adımı' otomatik bağlansın (kabul onaylandı → SGK sorgusu → borç taraması → iade yazısı); 'yüklenici istesin de öyle' pasifliği kalksın. (4) Emanet hesap disiplinini kurun: teminat mektupları nazım hesaplarda, nakit teminatlar emanette doğru izlensin; yıl sonu 'ölü kayıt' taraması rutin olsun.

Uygulama önerisi: teminat yönetimini iki tarihli bir ajandaya bağlayın: 'kabul tarihi iadeyi, mektup vadesi ihtarı tetikler.' İki tetiği kurulu idarede kasada ölü mektup da, süresi dolmuş güvence de, davalı yüklenici de birikmez, birikenler ise, seri bulguların gösterdiği gibi, her denetimde aynı başlıkla sayılır.