Kapatılmayan avansların sonu ne olur?

Tazmine varır, 'verilen ön ödemelerin (avansların) mevzuatına uygun olarak SÜRESİ İÇİNDE KAPATILMAMASI' başlığı, Temyiz Kurulu önünde defalarca görülmüş ve tazmin hükümleriyle sonuçlanmış yerleşik bir bulgu ailesidir (aynı ilamın maddeleri Kurulda seri halde incelenmiş; bir kısmı tazmin olarak kesinleşmiş, bir kısmı yeni belgelerle yargılamanın iadesi yoluna gitmiştir, yani kurtuluş bile ancak belge ile mümkün olmuştur).

Rejim (5018 m.35 + Ön Ödeme Usul ve Esasları): (1) Avans, istisnai bir ödeme aracıdır: ivedi veya zorunlu giderler için, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla verilir; her yıl merkezi yönetim bütçe kanunuyla belirlenen parasal sınırlara tabidir (üstü, ancak mevzuatın izin verdiği kredi biçiminde açılır). (2) Kapatma takvimi emredicidir: mutemet, avansı verildiği amaçta kullanır ve harcama belgeleriyle süresi içinde (kural olarak bir ay; işin niteliğine göre esaslardaki özel süreler) mahsup yapar; mali yıl sonunda tüm avansların kapatılması zorunludur, 'evrak gelince' diye açık devreden avans, muhasebede olmaması gereken bir bakiyedir. (3) Yaptırım zinciri: süresinde mahsup edilmeyen avans için mutemet adına kişi borcu + faiz işletilir; kapatmayan mutemede yeni avans verilmez; ve denetim, süresi geçmiş avans stokunu, harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisinin izleme görevini de sorgulayarak, tazmin konusu yapar: muhasebe yetkilisi, mahsup süresini geçen avansları izleyip gereğini yapmakla yükümlüdür; 'ben verdim, gerisi mutemedin işi' savunması iki imzayı da kurtarmaz.

Neden ciddiye alınır: Açık avans; fiilen kayıt dışı bir kasadır, harcandıysa belgesizdir (ne alındığı, kaça alındığı denetlenemez), harcanmadıysa kamu parası birinin cebinde/faizsiz beklemektedir. Kişi borcu-tahsilat dosyasındaki ilke burada da geçerlidir: kişi borcuna almak yetmez, fiilen tahsil-mahsup gerekir.

Yapılacaklar: (1) Stok fotoğrafı: açık avansların listesi (mutemet, tutar, veriliş tarihi, amaç, gecikme günü); süresi geçenler için derhal mahsup çağrısı + kişi borcu ve faiz işletimi. (2) Takvim otomasyonu: muhasebe sisteminizde avans hesaplarına vade alanı; süresi yaklaşan-geçen avanslar için otomatik uyarı ve aylık 'açık avanslar raporu' (üst yöneticiye). (3) Veriliş disiplinini sıkın: avans talep formunda ivedilik gerekçesi + amaç + tahmini belge tarihi; amaç dışı kullanım ve bölünmüş taleplere (limit altında kalma oyunları, DMO/22-d bölme ailesinin avans yüzü) izin vermeyin; mümkün olan her alımı doğrudan fatura-ödeme emri düzenine çekin (avans, kural değil istisna kalsın). (4) Yıl sonu kilidi: aralık ayında 'avans kapatma genelgesi' rutini; kapatmayan mutemetlerin ocakta yeni avans alamaması kuralını fiilen uygulayın. (5) Kredi rejimini ayrıştırın: uzun süreli-yüksek tutarlı ihtiyaçlar (mahkeme, kamulaştırma, yurtdışı) avansla değil, esaslardaki kredi usulüyle ve kendi süre-belge düzeniyle yürüsün.

Uygulama önerisi: avans yönetimini tek göstergeye bağlayın: '30 günü geçmiş açık avans adedi: __', hedef sıfır. Bu sayı her ay üst yöneticinin masasına giden bir satır olduğunda, avanslar kendiliğinden kapanır; gitmediğinde ise aynı satır, yıllar sonra ilamda 'faiziyle müştereken-müteselsilen' diye biten cümleye dönüşür.