Parke ve bordür tüketimi nasıl izlenir, izlenmezse ne olur?

Aynen sizin cümlenizle görür ve yazar, 2024 denetiminde büyük bir turizm ilçesinin fen işleri için kurulan bulgu birebir budur: beton parke ve bordür alımları üzerinden yapılan incelemede 'alınan ve kullanılan miktarlar bakımından tutarlı bir sonuç elde edilememiştir'; tespitler tanıdıktır, merkez depoda stok giriş-çıkışını izleyecek sistem yok; bölgelere dağıtım var ama kullanım yeri-miktarı ancak bildirilirse yazılıma işleniyor (bildirilmezse hiç izlenemiyor); ve nakliyedeki malzeme depoya uğramadan doğrudan sahaya indirilebiliyor, yani satın alınan miktarın net tespitinde bile zafiyet var.

Neden ağır bir bulgu: (1) Taşınır Mal Yönetmeliği düzeninde tüketim malzemeleri TİF ile girer, TİF ile çıkar; çıkışın da bir kullanım yeri vardır (hangi cadde, hangi park, hangi iş emri). Giriş-çıkış-kullanım üçlüsü kopunca, eksi bakiyeli taşınır dosyasındaki teşhis buraya da uygulanır: kayıt sistemi fiili durumu anlatmıyor, mali tablolardaki stok tutarının kanıt değeri düşer. (2) Daha kritik boyut suistimal riskidir: izlenmeyen parke-bordür; özel şantiyelere, kişisel işlere, kayıt dışı satışa en elverişli malzeme grubudur (taşıması kolay, piyasası hazır, metrekaresi anonim). Denetçi bunu açıkça yazmasa da, 'tutarlı sonuç alınamadı' cümlesi tam olarak bu kapının açık olduğunun tespitidir, ve olası bir ihbar-soruşturmada idarenin 'malzeme nereye gitti' sorusuna cevabı yoktur; kayıtsızlık, masumun da suçlunun da ayırt edilemediği bir sistemdir (mama bağışı dosyasındaki 'kayıt, personeli de korur' ilkesi). (3) Performans boyutu: kullanım verisi olmadan metrekare maliyet analizi, yıllık ihtiyaç planlaması ve ihale miktar tespiti de temelsiz kalır, geçen yıl kaç m² parke döşediğini bilmeyen idare, bu yıl kaç m² alacağını da bilemez.

Yapılacaklar: (1) Depo düzenini kurun: merkez depo (ve varsa bölge ara depoları) için giriş-çıkış kayıt sistemi, barkod/QR şart değil ama TİF disiplinli, sorumlusu belli, günlük işlenen bir kayıt şart; depo sorumlusu ataması ve devir-teslim tutanağı. (2) Doğrudan saha teslimini kayda bağlayın: depoya uğramayan sevkiyat yasaklanamıyorsa 'saha teslim tutanağı' zorunlu olsun, irsaliye + teslim alan bölge sorumlusu imzası + iş emri numarası; muayene-kabul bu tutanakla eşleşsin (satın alınan miktarın tespiti ancak böyle mühürlenir). (3) Kullanımı iş emrine bağlayın: her döşeme-bakım işi bir iş emriyle açılsın; emirde tahmini m²-malzeme, kapanışta fiili kullanım (bölge şefi onayı, mümkünse koordinat/fotoğraf, kullandığınız harita yazılımına işleyerek); ay sonunda 'çıkan malzeme ↔ kapatılan iş emirleri' mutabakatı. (4) Dönemsel sayım: yılda en az bir kez (yoğun sezon sonu) depo + bölge stok sayımı; kayıt farkları sayım tutanağı-sorumluluk değerlendirmesiyle kapatılsın. (5) Geçmiş için makul kapanış: mevcut belirsiz stoku tespit tutanağıyla kayda alın; geriye dönük 'nereye gitti' arkeolojisi yerine, bugünden itibaren sızdırmaz düzeni kurmak esastır, ama bariz orantısızlık (alınanla döşenebilecek alan arasında açık uçurum) varsa inceleme başlatmaktan da kaçınmayın.

Uygulama önerisi: fen işleri malzemesinde tek cümlelik hedef koyun: 'her palet, bir iş emrinin üstünde ölmeli.' Depodan çıkan (ya da sahaya doğrudan inen) her malzemenin varacağı yer bir iş emri numarasıysa; denetçinin 'tutarlı sonuç alamadım' cümlesi sizin raporunuzda hiç kurulmaz, kurulduğu idarelerde ise o cümle, yalnızca muhasebenin değil, sokaktaki her parke taşının da sahipsizliğinin ilanıdır.