Yüzde 5 kesin hesap kesintisi ne zaman iade edilebilir?

Doğru değildi, emsal olayda tam bu kurgu Sayıştay sorgusuna konu olmuştur ve kuralı, sizin sözleşmeniz zaten yazmaktadır: Yapım İşleri Tip Sözleşmesinin 30/2 maddesi uyarınca, tamamlanmış ancak kesin hesabı idareye verilmemiş imalat tutarlarının %5'i tutulur ve KESİN HESAPLAR İDARECE ONAYLANMADIKÇA BU TUTARLAR ÖDENMEZ. İadenin tek anahtarı, geçici kabul tutanağındaki 'eksik yok' cümlesi değil; kesin hesabın onayıdır.

Karardaki olay: Yapım işinin ilk hakedişinden %5 kesinti yapılmış; geçici kabul, 'sözleşmeye uygun, kabule engel eksik-kusur yok' kaydıyla onaylanmış; hemen ardından, kesin hesap onaylanmadan, kesinti, üstelik yüklenicinin bambaşka bir işinin (kiralama işi) ödemesi içinde iade edilmiştir. İki ayrı sakatlık üst üste binmiştir: (1) Zamanlama, %5'in güvence işlevi, kesin hesap sürecinde ortaya çıkabilecek fazla ödemeleri (metraj düzeltmeleri, kesin kabul eksikleri) karşılamaktır; geçici kabulün temiz geçmesi bu süreci ikame etmez, kesin hesap onayı gelmeden emanetteki tutar çözülmez. (2) Yöntem, kesintinin, ait olduğu işin hakediş/kesin hesap düzeni dışında, başka bir işin ödeme belgesi içinde iade edilmesi; iz sürülebilirliği koparır ve iki işin hesabını birbirine bulaştırır, muhasebe disiplini açısından başlı başına kusurdur.

Doğru akış: %5 kesintiler işin emanet hesabında, iş bazında izlenir → yüklenici kesin hesabı sunar → idare inceler ve onaylar → onayla birlikte, varsa kesin hesap farkları mahsup edilerek kalan emanet aynı işin ödeme düzeni içinde iade edilir. Kesin hesap gecikiyorsa çözüm, iadeyi öne çekmek değil; kesin hesap sürecini işletmektir (yükleniciye süre, gerekirse idarece re'sen tanzim).

Yapılacaklar: (1) Devam eden işlerinizde %5 emanet bakiyelerini iş bazında dökün: kesin hesabı onaylanmadan iade edilmiş kesinti var mı? Varsa, kesin hesap sonucuna göre doğacak farkların tahsil güvencesi kalmamış demektir, kesin hesabı hızlandırıp hesabı kapatın. (2) Muhasebeye kural koyun: %5 emanet çıkışı, yalnızca 'kesin hesap onay yazısı' ekiyle ve ait olduğu işin ödeme belgesiyle yapılabilir; başka işin ÖEB'si içinde emanet iadesi sistemce engellensin. (3) Geçici kabul tutanağındaki olumlu kayıtların, kesin hesap sürecini kapatmadığını kontrol teşkilatına hatırlatın, iki aşamanın işlevleri farklıdır.

Uygulama önerisi: bu kesinti, adı 'küçük yüzde' olduğu için gevşek yönetilen ama işlevi büyük bir güvencedir, kesin hesapta çıkan her fazla ödemenin ilk karşılığıdır. 'Erken iade + başka işten ödeme' kombinasyonu, denetçi için tek ödeme emrinde iki bulgu demektir; emanet disiplinini iş bazında kurmak, ikisini birden imkansızlaştırır.