Taşınır kayıt düzeninde denetim en çok hangi eksikleri buluyor?

Sayılan eksikler, taşınır denetimlerinin standart üçlüsüdür: defter - liste - sayım. Üçü de Taşınır Mal Yönetmeliğinde açık hükme bağlıdır ve üçünün de sahibi bellidir: harcama yetkilisi.

Mevzuat ve tipik eksikler: (1) Defterler (Yönetmelik m.9/1): taşınır işlemlerinde tutulması zorunlu defterler sayılmıştır, başta Tüketim Malzemeleri Defteri ve Dayanıklı Taşınırlar Defteri. Bulgulanan hal: bazı harcama birimlerinin bu defterleri hiç tutmaması; giriş-çıkışı defterde izlenmeyen malzeme, fiilen kontrolsüzdür. (2) Ortak alan listeleri (m.10/5-ç ve m.23/6): oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj, servis, bahçe gibi ortak kullanım alanlarına tahsis edilen demirbaşlar (yazıcı, mobilya, halı...) için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenir ve o mahalde bulundurulur. Bulgulanan hal: listelerin düzenlenmemesi, kişiye zimmetlenemeyen demirbaşın tek izleme aracı bu listedir; yoksa kaybolan halının hesabını soracak belge de yoktur. (3) Sayım (m.10/1-g): sayım işlemleri Taşınır II. Düzey Detay Kodu itibarıyla düzenlenen sayım tutanaklarıyla yapılır; yıl sonu sayımı, kayıtlarla fiili durumun mutabakatıdır ve usulüne uygun tutanağa bağlanmadıkça yapılmış sayılmaz.

Denetimdeki görünüm (2024 yılı bulgusu, bir il belediyesi): Yukarıdaki eksikler madde madde tespit edilmiş ve sonuç, sorumluluk diliyle bağlanmıştır: bazı harcama yetkilileri, taşınır kayıt ve kontrol süreçlerine ilişkin sorumluluklarını tam yerine getirmemiştir; eksiklikler giderilerek işlemler mevzuata uygun yürütülmelidir. Bu dil önemlidir: taşınır düzensizliği 'ambar memurunun ihmali' olarak değil, harcama yetkilisinin yönetim zafiyeti olarak yazılır; kayıp-noksan çıktığında da kamu zararı ve kişi borcu tartışması aynı zincirde ilerler.

Asgari iskeleti kurma planı: (1) Her harcama birimine bir taşınır kayıt yetkilisi atayın (yedekli) ve KBS/taşınır otomasyonunda defterlerin birim bazında üretildiğini teyit edin, 'defter tutmak' bugün çoğu idarede sistemden doğru raporu alabilmek demektir; sistem dışı alım-tüketim kalmasın. (2) Bina turu yapın: her ortak alan için mahal bazlı Dayanıklı Taşınırlar Listesi çıkarıp mahale asın; oda değişiklikleri listeye işlenmeden eşya taşınmasın. (3) Yıl sonu sayımını takvime bağlayın: sayım kurulu görevlendirmesi → II. düzey kod bazında sayım tutanakları → kayıt-fiili fark analizi → fazla/noksan için Yönetmelikteki işlemler (kayıt düzeltme, kişi borcu). (4) Devir disiplini: taşınır kayıt yetkilisi/harcama yetkilisi değişimlerinde sayıma dayalı devir tutanağı zorunlu olsun.

Uygulama önerisi: yılda bir 'taşınır sağlık taraması' yapın, beş soru: tüm birimlerde defter raporları üretiliyor mu; ortak alan listeleri güncel mi; sayım tutanakları kod düzeyinde mi; zimmet formları personel hareketleriyle uyumlu mu; ambar giriş-çıkışları faturalarla mutabık mı? Bu beş sorunun cevabı 'evet' ise, taşınır bölümünden bulgu çıkarmak denetçi için de zorlaşır.