İşçi kıdem tazminatı için 372 ve 472 hesapları nasıl çalışır?

Bulgunun özü şudur: kıdem tazminatı, ödendiği gün doğan bir gider değil, işçinin çalıştığı her yıl biriken bir yükümlülüktür, muhasebe de bu birikimi bilançoda göstermek zorundadır; göstermezseniz mali tablolarınız borçlarınızı eksik anlatır.

Mevzuat (Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği m.281-282). İkili hesap düzeni kurulmuştur: 472 Kıdem Tazminatı Karşılığı (uzun vadeli), bir yıldan uzun vadede ödeneceği öngörülen karşılıklar; 372 Kıdem Tazminatı Karşılığı (kısa vadeli), vadesi bir yılın altına düşen ve faaliyet dönemi içinde ödenmesi öngörülen tutarlar. İşleyiş: dönem içinde ödenmesi öngörülen tutarlar 472'ye borç / 372'ye alacak aktarılır; ödeme yapıldığında 372'ye borç, ödeme şekline göre ilgili hesaplara alacak; eş zamanlı bütçe kaydı 830 borç / 835 alacak. Yani ödeme günü, karşılığın kapandığı gündür, giderin ilk kez doğduğu gün değil.

Denetimdeki görünüm (2021 yılı bulgusu, bir büyükşehir ilçe belediyesi): Kıdem ödemelerinde 372'nin hiç kullanılmadığı tespit edilmiş; sonuç: mali tabloların doğru bilgi sunması için, dönem içinde ödenmesi öngörülen karşılıkların 372'de izlenmesi ve ödemelerin 372'ye borç kaydıyla muhasebeleştirilmesi gerekir.

Karşılıksız düzenin üç zararı: (a) bilanço, işçi kıdem yükünü hiç göstermez, emeklilik/işten ayrılma dalgası geldiğinde 'sürpriz' bütçe kriziyle karşılaşılır; oysa yük yıllardır birikmektedir; (b) dönem giderleri yanlış dağılır, on yılın birikimi, tek yılın gideri gibi görünür; (c) belediye şirketlerinden devralınan personelde geçmiş hizmet süreleri de taşındığından, görünmeyen yük çoğu idarede sanılandan büyüktür.

Kurulacak düzen: (1) Envanter, İK'dan işçi bazında kıdem yükü hesabı alın: kıdem yılı × son giydirilmiş ücret (tavan kontrolüyle); toplam, açılış kaydıyla 472'ye alınır. (2) Yıllık güncelleme, her yıl sonu: yeni birikimler + ücret artış etkisi karşılığa eklenir; gelecek yıl ödenmesi öngörülenler (emeklilik dilekçesi verenler, yaş-prim şartını dolduranlar, planlı ayrılmalar) 472→372 aktarılır. (3) Ödeme disiplini, fiili ödemeler 372 üzerinden kapatılır; 372'de yıl sonunda kalan bakiye, öngörünün gerçekleşmeyle mutabakatıdır. (4) Bütçe tarafında da karşılık öngörüsüne uygun ödenek planlaması yapılır, muhasebedeki karşılık, bütçedeki ödeneğin habercisidir.

Uygulama önerisi: İK-muhasebe arasında yıllık bir 'kıdem yükü raporu' standardı kurun (kişi listesi + hesap + vade tahmini). Bu rapor; 472/372 kayıtlarının dayanağı, bütçenin girdisi ve denetimin arayacağı belgenin ta kendisidir.