Lehimize tahsis edilen taşınmazlar bilançoya girer mi?

Doğru değil, mahalli idare muhasebesinde lehe tahsis edilen taşınmazlar, kullanan idarenin bilançosuna girer; mülkiyetin başkasında olması kaydı engellemez, yalnızca kaydın karşı bacağını değiştirir.

Mevzuat (Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği). m.188 (250 Arazi ve Arsalar, niteliği): hesap, idarenin her türlü arazi-arsası ile bunlardan tahsise konu edilenlerin izlenmesi için kullanılır. m.189/5 (işleyiş): tahsise konu edilen arazi-arsalar, TAHSİS EDİLEN kamu idaresinin muhasebe birimince, kayıtlı değeri üzerinden 250'ye BORÇ, 500-Net Değer Hesabına ALACAK kaydedilir. m.192-193/6 (252 Binalar): aynı kural binalar için tekrarlanır, tahsisli bina, kullanan idarede 252 borç / 500 alacak. Mantığı şudur: tahsis, mülkiyeti değil kullanım hakkını taşır; kullananın hizmet üretiminde kullandığı bu varlıklar, onun mali tablosunda görünmezse tablo, idarenin gerçek kaynak resmini vermez. (Simetrik olarak, tahsis eden idare de kendi kayıtlarında tahsisi ilgili düzenlemeye göre izler; iki taraf da kayıt dışı kalamaz.)

Denetimdeki görünüm (2018 yılı bulgusu, bir büyükşehir su-kanal idaresi): Diğer kamu idarelerince idare lehine tahsis edilen taşınmazların (sonradan yapılan sayımla 46 bina ve 13 arsa) muhasebe kayıtlarının hiç yapılmadığı tespit edilmiş; idare, bulgu üzerine ertesi yıl güncel değerlerle kayıtları yapmıştır. Sayıştayın kapanış notu öğreticidir: düzeltme yapılmış olsa da, kaydın yılı içinde yapılmaması nedeniyle o yılın mali tablolarındaki 250-252-500 hesapları HATALI bilgi içermiştir, yani geç düzeltme, geçmiş dönem tablosunun sakatlığını ortadan kaldırmaz; kayıt disiplini dönemseldir.

Yapılacaklar: (1) Lehe tahsis envanteri çıkarın, hangi idareden, hangi taşınmaz, tahsis kararının tarih-sayısı, tahsis eden idaredeki kayıtlı değeri (yazıyla sorun; kayıt bu değer üzerinden yapılır). (2) Her taşınmaz için 250/252 borç, 500 alacak kaydını girin; binalarda amortisman izleme gereklerini kurun. (3) Tahsisin kaldırılması halinde ters kayıt yapılacağını iş akışına yazın, tahsis iptallerinde unutulan çıkış kayıtları, aynı bulgunun ayna görüntüsüdür. (4) Kendi verdiğiniz tahsisleri de aynı disiplinle izleyin.

Uygulama önerisi: emlak birimi ile muhasebe arasında 'tahsis bildirim formu' zorunluluğu koyun, lehe/aleyhe her tahsis kararı, karar tarihini izleyen ayın muhasebe kapanışından önce forma bağlanıp kaydedilsin. Cins tashihi, tahsis kaydı ve amortisman üçlüsü, taşınmaz muhasebesinin denetimde en çok bakılan üç düğmesidir; üçünü tek envanter üzerinden yönetmek en ucuz çözümdür.