Doğrudan teminde sözleşme ve şartname ne zaman zorunlu?

"Doğrudan teminde hiçbir şey gerekmez" bilgisi yarım doğrudur, kolaylık esastır ama iki durumda zorunluluk vardır ve dosyalarınız muhtemelen tam o durumdadır.

Mevzuat (4734 m.22; Kamu İhale Genel Tebliği m.22). KİGT 22.1.1.2: doğrudan teminde ilan, teminat, komisyon kurulması, yeterlik aranması ile şartname ve sözleşme düzenlenmesi kural olarak idarenin TAKDİRİNDEDİR, kolaylaştırma amacı budur. Ama iki istisna kesindir: KİGT 22.1.1.3, "malın teslimi veya hizmetin ya da yapım işinin BELLİ BİR SÜREYİ GEREKTİRMESİ durumunda, alımın SÖZLEŞMEYE BAĞLANMASI ZORUNLUDUR"; bir defada teslim alınan alımlarda ise sözleşme takdiridir. Ve 22/c bendi (temsil-ağırlama vb. değil; ilan sonrası mevcut sözleşme kapsamındaki tamamlayıcı alımlar) kapsamındaki alımlarda madde metni gereği sözleşme her halde zorunludur.

Denetimdeki görünüm (2024 yılı bulgusu, bir büyükşehir ilçe belediyesi): Doğrudan temin dosyalarının bir kısmında, süreklilik gerektirmesine rağmen sözleşme yapılmadığı; ayrıca alınacak ihtiyacın niteliklerinin ne teklif mektubunun "malın/hizmetin özellikleri" bölümünde ne de ek teknik şartnamede belirtildiği tespit edilmiştir. Sonuç iki yönlüdür: süre gerektiren alımlar sözleşmeye bağlanmalı; fiyatın doğru oluşabilmesi için alınacak mal/hizmetin özellikleri teklif mektubunda açıkça yazılmalı, gerektiğinde teknik şartname hazırlanmalıdır.

İki eksikliğin pratik bedeli: sözleşmesiz süreli alımda gecikme cezası, fesih, teminat gibi hiçbir güvenceniz yoktur, tedarikçi aksarsa elinizde yalnızca fatura vardır; nitelik yazılmamış teklif istemede ise firmalar farklı şeyleri fiyatlar, gelen üç teklif karşılaştırılabilir değildir ve "piyasa fiyat araştırması" tutanağınız şeklen kalır. Denetçi bu yüzden ikisini birlikte bulgular.

Kurulacak düzen: (1) Doğrudan temin talep formuna iki zorunlu alan ekleyin, "alım süreli mi? (süreliyse sözleşme taslağı ekli mi)" ve "alınacak mal/hizmetin nitelikleri (marka bağımsız, ölçülebilir)". (2) Süreli işler için basit bir tip sözleşme şablonu hazırlayın: konu, süre, bedel, ödeme, gecikme cezası, fesih. (3) Teklif isteme yazılarında niteliği net verin; teklifler aynı tanıma göre alınsın. (4) 22/d yıllık limit takibiyle birlikte yürütün, nitelik yazmamak, aynı ihtiyacın parçalara bölünmesini de görünmez kılar; iki bulgu ailesi aynı dosyada buluşur.

Uygulama önerisi: mevcut açık doğrudan temin işlerinizi tarayın; devam eden süreli işlerden sözleşmesiz olanları tespit edip mümkün olanları sözleşmeye bağlayın. Küçük alım pratikliği, iki sayfalık bir sözleşme ve beş satırlık bir nitelik listesiyle korunur, bulgusuz hali bu kadar ucuzken, bulgulu hali her yıl rapora girer.