Kaymakamlığa tahsis edilen aracın yakıtını belediye öder mi?

Yanlış olan, tahsisin kendisi değil gider paylaşımıdır: mevzuat, tahsisli taşınırın işletme giderlerini kullanan idareye yükler; meclis kararı ve karşı tarafın talebi bu kuralı değiştiremez.

Mevzuat: (1) 5393 m.75/b: belediye, meclis kararına dayalı anlaşmayla; mahalli idareler ile merkezi idareye ait asli görev ve hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla ayni ihtiyaçları karşılayabilir, geçici olarak araç ve personel temin edebilir, yani kaymakamlığa geçici araç tahsisi mümkündür; sorun burada değildir. (2) Taşınır Mal Yönetmeliği m.31 ve buna dayanan 3 no.lu Taşınır Mal Yönetmeliği Genel Tebliği m.3: "tahsis edilen taşınırın tahsis süresindeki zorunlu bakım, onarım ve işletme masrafları ile kullanım için gerekli toner, kartuş, kağıt, AKARYAKIT, yağ vb. zorunlu giderleri, TAHSİS YAPILAN idarece karşılanır." Kural emredicidir: aracı kullanan (tahsis yapılan) idare, sizin olayda kaymakamlık, yakıtı ve bakımı kendi bütçesinden öder.

Denetimdeki görünüm (2024 yılı bulgusu, bir büyükşehir ilçe belediyesi): Kaymakamlığa tahsis edilen iki binek aracın bakım-onarım ve akaryakıt giderlerinin belediyece üstlenildiği; bunun da bizzat meclis kararına yazıldığı tespit edilmiştir. İdarenin "kaymakamlık yazıyla talep etti, biz de öyle karar aldık" savunması kabul görmemiştir, talep yazısı ve meclis kararı, Tebliğ hükmünün üzerine çıkamaz; Sayıştayın sonucu: geçici araç tahsislerinde mevzuat hükümlerine uyulması gerekir. Bu düzenin devamı halinde, belediye bütçesinden başka idarenin hizmeti için yapılan yakıt-bakım harcamaları kamu zararı tartışmasına da açıktır.

Düzeltme adımları: (1) Meclis kararını revize edin, tahsis devam edebilir, ancak gider hükmü "tahsis süresince bakım, onarım ve akaryakıt giderleri tahsis yapılan idarece karşılanır" biçimine çevrilsin; kaymakamlıkla protokol de buna göre güncellensin. (2) Bu tarihten sonra araçların yakıt kartları/bakım faturaları kullanan idare üzerinden yürüsün; belediye taşıt takip sisteminde tahsisli araçlar "gideri dışarıda" olarak işaretlensin. (3) Geçmişte üstlenilen giderler için tutarı çıkarıp karşı idareyle mutabakat/mahsup yolunu değerlendirin, denetim öncesi başlatılmış tasfiye, sorumluluk tartışmasını yumuşatır.

Uygulama önerisi: tüm dış tahsislerinizi (araç, iş makinesi, ekipman) tek cetvelde toplayın: tahsis alan idare, dayanak karar, süre, giderlerin kimde olduğu. Cetveldeki her "gider bizde" satırı, ya düzeltilecek bir karar ya gelecek raporda bir bulgudur; Tebliğ m.3'ün cümlesini karar şablonunuza hazır madde olarak koymak, bu hatanın tekrarını kökten keser.