Banka mutabakatı mizanla uyuşmuyorsa nasıl ilerlemeliyiz?

Farkı hesap hesap ayrıştırıp kaynağını bulun, sonra düzeltme kaydıyla kapatın. Uyumsuzluk her zaman idarenin hatası değildir, bankadan alınan mutabakatın yanlış düzenlenmiş olması da mümkündür; bu yüzden inceleme iki taraflı yapılmalıdır.

Mevzuat ve yöntem. 5018 sayılı Kanun uyarınca mali tabloların güvenilir, doğru ve gerçek durumu yansıtır olması esastır. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile ilgili muhasebe düzenlemeleri; banka hesaplarının banka ekstreleriyle mutabık tutulmasını ve dönem sonlarında mutabakat sağlanmasını gerektirir. Mizan bakiyesi ile banka kaydının uyuşmaması, muhasebe hatası ya da eksik/fazla kayıt göstergesidir ve mali tabloyu doğrudan etkiler.

İnceleme şu sırayla yapılır: (1) fark, hesap bazında tablolaştırılır, hangi bankada, hangi hesap numarasında, ne kadar; (2) ilgili döneme ait banka ekstresi ile muhasebe kayıtları kalem kalem karşılaştırılır; (3) tipik nedenler taranır: hesaplar arası virmanın yanlış hesaba işlenmesi, banka masraf ve faiz tahakkukunun kaydedilmemesi, dönem sonuna sarkan tahsilat/ödemeler, döviz hesaplarında kur değerleme farkı, vadeli hesaplarda faiz reeskontu; (4) hata idarede ise düzeltme kaydı yapılır, bankada ise yeni mutabakat yazısı istenir.

Sayıştay denetim raporlarında bu konu bulgu olarak yer almıştır. Bir belediye şirketinin yılsonu mali tablolarının ve mizanının incelenmesinde, mizandaki banka hesabı bakiyesi ile 31.12 tarihli banka mutabakat tutarlarının uyuşmadığı tespit edilmiş; karşılaştırma tablosunda çoğu hesapta fark bulunmazken bir vadeli hesapta 214.500,00 TL fark olduğu görülmüştür. Kurum cevabında, bu farkın sehven başka bir banka hesabına virman edilmesinden kaynaklandığının tespit edildiğini ve hatalı kayıt için düzeltme kayıtlarının yapıldığını bildirmiştir. Ayrıca döviz hesaplarında (USD, NOK, EURO) bulguya konu edilen uyumsuzluk bakımından bankaların hazırladığı ilk mutabakatların hatalı olduğu, sonradan alınan mutabakatların doğru bilgi içerdiği ve ekstrelerle uyumlu olduğu belirtilmiş; önceden alınan ekstrelerle yapılan incelemede bu açıklama doğrulanmıştır.

Uygulama önerisi: banka mutabakatını yılsonuna bırakmayın; her ay sonunda ekstre-kayıt karşılaştırması yapın, farkı o ay kapatın. Mutabakat yazılarını hesap numarası ve para birimi bazında isteyin ve gelen yazıyı ekstreyle çapraz kontrol edin, banka yazısı da yanlış olabiliyor. Hesaplar arası virmanlarda çift kontrol uygulayın; en sık hata kaynağı budur. Döviz ve vadeli hesaplarda dönem sonu kur değerlemesi ile faiz tahakkukunu ayrı kalem olarak izleyin. Farkı bulduğunuzda düzeltme kaydının dayanağını (ekstre sayfası, banka yazısı, virman dekontu) dosyalayın; denetimde istenen budur. Kapanış öncesi bir "banka mutabakat dosyası" oluşturun: her hesap için ekstre, banka teyit yazısı, mizan çıktısı ve varsa fark açıklaması.