Aşırı düşük açıklaması sadece beyanla yapılabilir mi?

Edemezsiniz. Aşırı düşük teklif açıklaması beyana değil, mevzuatta sayılan yöntemlerden birine ve belgeye dayanmak zorundadır. "Maliyetimiz düşük" demek, ne kadar düşük olduğunu ve neden düşük olduğunu belgelemedikçe açıklama sayılmaz.

Mevzuat. 4734 sayılı Kanunun 38'inci maddesi uyarınca ihale komisyonu, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanlardan yazılı açıklama ister. Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.2.1'inci maddesi, açıklama istenen yazıda önemli teklif bileşenlerinin bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesini zorunlu kılar ve açıklama için üç iş gününden az olmamak üzere süre verilmesini öngörür.

Tebliğin 79.2.2'nci maddesi ise açıklama yöntemlerini sayma yoluyla belirler. İstekli açıklamasını şu kaynaklardan birine dayandırabilir:

- üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri,
- merkezi kamu kurum ve kuruluşlarınca ülke çapında sunulan mal ve hizmetlere ilişkin fiyatlar,
- kamu kurum ve kuruluşlarınca ilan edilen fiyatlar,
- ticaret borsası fiyatları,
- toptancı hal fiyatları,
- özel veya münhasır hak sahibi kuruluşların uyguladığı fiyatlar,
- isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin fiyatlar,
- isteklinin ortağı olduğu tüzel kişiye ait işletmeden mal çekmesiyle oluşan emsal bedel.

Liste sınırlıdır: bu yöntemlerden birine dayanmayan ve dayanağı belgeyle desteklenmeyen bir açıklama, ne kadar makul görünürse görünsün kabul edilemez. Ayrıca açıklama, idarenin önemli teklif bileşeni olarak belirlediği her kalemi karşılamalıdır; kalemlerden biri boş bırakılırsa açıklama eksik sayılır.

Kamu İhale Kurulunun 29.01.2025 tarihli, 2025/UH.I-338 sayılı kararında bu konu incelenmiştir. Sınır değerin altında teklif veren istekli, açıklamasında yalnızca "Araç kiralama şirketlerinin ana girdileri olan bakım, sigorta ve lastik tedarikini kendimiz yaptığımızdan girdi maliyetimizin düşük olması piyasa fiyatlarına nazaran daha rekabetçi olmamızı sağlamaktadır" ifadesine yer vermiştir. Kurul; isteklinin Tebliğin 79.2.2'nci maddesinde sayılan yöntemlerden hiçbirini kullanmadığını, idarece önemli teklif bileşeni olarak belirlenen altı kalemin maliyetlerine dayanak teşkil edecek bir belgelendirme yapmadığını, açıklamanın sadece beyana dayandırıldığını tespit ederek açıklamanın mevzuata uygun olmadığı sonucuna varmış ve düzeltici işlem belirlenmesine karar vermiştir.

Uygulama önerisi: idare tarafındaysanız açıklama yazınızda önemli teklif bileşenlerini tek tek ve aynı biçimde sayın, süreyi üç iş gününden az tutmayın. Gelen açıklamayı, belirlediğiniz bileşen listesiyle satır satır eşleştirerek değerlendirin ve her satır için "hangi yöntemle, hangi belgeyle açıklandı" sütunu tutun; dayanaksız kalan satırı gerekçesiyle yazın. "Kendi bünyemizde yapıyoruz" savunması kabul edilebilir bir yöntemdir, ancak isteklinin kendi ürettiği/aldığı/sattığı mallara ilişkin fiyat kapsamında, maliyet tespit tutanağı ve satış tutarı tespit tutanağı gibi meslek mensubu onaylı belgelerle desteklenmesi gerekir. İstekli tarafındaysanız açıklamanızı anlatı değil, tablo olarak kurun: bileşen → miktar → birim fiyat → dayanak belge. Her rakamın arkasına bir belge koyun; belgesiz cümleler açıklamanın tamamını geçersiz kılabiliyor.