İşin yürütülmesine ilişkin kayıtları kim tutar?

İkisi de doğru değil. Kayıtlar, kontrol teşkilatı ile yüklenici tarafından birlikte tutulur ve yüklenicinin kayıtlara itiraz hakkı vardır. Bu kayıtların, işin o dönemde yapılan kısmının teslimi anlamına gelmesi ise Tip Sözleşmede yer alan bir düzenlemedir ve "kısmi kabul" niteliği taşımaz; kayıtların işlevi, işin sözleşmeye uygun yapılıp yapılmadığının tespit ve tevsikidir.

Hizmet İşleri Genel Şartnamesi ve Hizmet Alımlarına Ait Tip Sözleşme uyarınca; işin yürütülmesi sırasında kontrol teşkilatı ile yüklenici, hizmetin ifa edildiği dönemler itibarıyla birlikte kayıt tutar. Yüklenici bu kayıtlara itiraz edebilir; itiraz ve çözüm usulü de düzenlenmiştir. Tip Sözleşmenin 20.2'nci maddesinde yer alan, bu kayıtların işin o dönem içinde yapılan kısmının teslimi anlamına geleceği yönündeki hüküm, kabul işlemlerinin yerini almaz.

Teslim, muayene ve kabul işlemleri ise ayrı bir usule tabidir: muayene ve kabul komisyonu kurulur, kabul tutanağı düzenlenir. Kayıtların bu süreçle karıştırılmaması gerekir.

Kamu İhale Kurulunun 31.12.2025 tarihli, 2025/UH.I-2893 sayılı kararında bu konu incelenmiştir. Başvuru; Sözleşme Tasarısının "İşin yürütülmesine ilişkin kayıt ve tutanaklar" başlıklı 19'uncu ve "Teslim, muayene ve kabul işlemleri" başlıklı 20'nci maddelerinin Tip Sözleşmeye ve Hizmet İşleri Genel Şartnamesine aykırı bir sistematik oluşturduğu iddiasına dayanmıştır. Kurul; yüklenicinin kayıtlara itiraz hakkının bulunduğunu; kontrol teşkilatı ile yüklenicinin hizmetin ifa edildiği dönemler itibarıyla birlikte tutacakları kayıtların, işin o dönem içerisinde yapılan kısmının teslimi anlamına geleceği şeklindeki düzenlemenin Tip Sözleşmenin 20.2'nci maddesinde yer alan bir düzenleme olduğunu ve söz konusu kayıtların "kısmi kabul" niteliğinde olmadığını, esas işlevlerinin yapılan işin sözleşmeye uygun olarak yerine getirilip getirilmediğinin tespit ve tevsikine yönelik olduğunu belirtmiştir. Sonuç olarak ilgili maddelerin Tip Sözleşmeye ve Genel Şartnameye aykırı olmadığı ve tasarının kendi içinde çelişkili olmadığı sonucuna varılmıştır.

Uygulama önerisi: sözleşme tasarısının 19 ve 20'nci maddelerini Tip Sözleşme metniyle birebir kullanın; kendi cümlelerinizle yeniden yazmak, sistematiği bozar ve itiraz üretir. Uygulamada kayıt düzenini kurun: kontrol teşkilatını görevlendirin, kayıt formatını (günlük/aylık puantaj, tutanak, ölçüm kaydı) belirleyin ve yüklenici temsilcisinin imzasını alın. Yüklenicinin itirazı olursa şerhini tutanağa yazdırın ve usulüne göre çözün. Kabul işlemlerini kayıtlardan ayrı yürütün: muayene ve kabul komisyonu, kabul tutanağı ve teminat iadesi zincirini eksiksiz işletin. Kayıtlar hem hakediş hesabının hem de olası uyuşmazlıkların dayanağıdır; düzenli tutulmadığında ispat yükü idarenin üzerinde kalıyor.