Tevsik edici belge yazısını ikinci teklif sahibine de göndermeli miyiz?

Göndermeliydiniz. Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi de belirlenmişse ve bu isteklinin Yeterlik Bilgileri Tablosunda beyan ettiği bilgiler arasında EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan hususlar varsa, tevsik yazısının ona da gönderilmesi gerekir.

Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği uyarınca; e-ihalede istekliler yeterliğe ilişkin bilgileri Yeterlik Bilgileri Tablosunda beyan eder. İhale komisyonu, beyan edilen bilgilerden EKAP veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfaları üzerinden sorgulanabilenleri kendisi teyit eder; sorgulanamayan hususlar için ise ilgili istekliden tevsik edici belgelerin sunulmasını ister.

Bu yükümlülük, yalnızca ihale üzerinde bırakılan istekliyle sınırlı değildir: ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi de belirlenecekse, onun beyanının da aynı usulle doğrulanması gerekir. Aksi halde ikinci teklif sahibinin yeterliği teyit edilmemiş olur ve sözleşme aşamasında birinciyle imzalanamaması halinde süreç tıkanır.

Kamu İhale Kurulunun 06.09.2023 tarihli, 2023/UM.II-1175 sayılı kararında; bir inşaat malzemeleri alımı ihalesinde bu konu incelenmiştir. Kurul; ihalede ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesine rağmen, idarece "Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması…" konulu yazının sadece ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderildiğini tespit etmiştir. Yapılan incelemede, ikinci teklif sahibinin yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettiği bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan hususlar bulunduğu (EKAP'ta kayıtlı olmayan iş deneyim belgesi) anlaşıldığından, söz konusu yazının ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine de gönderilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Uygulama önerisi: e-ihale değerlendirmesinde, ihale komisyonu kararını yazmadan önce iki isteklinin de beyanlarını bir tabloya dökün ve her satırı "sorgulanabilir mi?" diye işaretleyin. Sorgulanabilenlerin çıktısını alıp dosyaya koyun (EKAP, MERSİS, esnaf/ticaret sicili, SGK, vergi dairesi). Sorgulanamayanlar için her iki istekliye de tevsik yazısı gönderin; yazıda hangi belgelerin isteneceğini tek tek sayın ve süre verin. EKAP'ta kayıtlı olmayan iş deneyim belgeleri bu konudaki en sık eksikliktir; bunları mutlaka belge aslı/onaylı sureti olarak isteyin. Gelen belgeleri beyanla karşılaştırıp sonucu tutanağa yazın. Bu adımı atlamak, komisyon kararınızın düzeltici işlemle geri dönmesine ve zaman kaybına yol açar.