Aşırı düşük sorgusunda "sözleşme" veya "proforma fatura" isteyebilir miyiz?

İsteyemezsiniz. Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük teklif açıklamasının hangi yöntemlerle yapılabileceği ve açıklama kapsamında sunulması gereken bilgi ve belgeler mevzuatta düzenlenmiştir. Bu düzenlemelerde yer almayan "sözleşme" veya "proforma fatura" gibi belgelerin zorunlu tutulması, açıklama yapacak istekliler yönünden kısıtlayıcı niteliktedir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin aşırı düşük tekliflere ilişkin 79'uncu maddesinde; açıklamanın dayandırılabileceği fiyatlar ve tevsik yöntemleri sınırlı olarak sayılmış, ayrıca bu yöntemler kullanıldığında hangi belgelerin (fiyat teklifi, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı, kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanan fiyat/analizler vb.) sunulacağı açıklanmıştır. İdare, önemli teklif bileşenlerini belirlemekte serbesttir; ancak tevsik yöntemlerini ve belgelerini değiştiremez, listeye yeni belge ekleyemez.

Bir belgeyi mevzuata aykırı biçimde zorunlu kılmak iki sonuç doğurur: uygun bir yöntemle açıklama yapan istekli haksız yere elenebilir; ya da istekliler, mevzuatta yeri olmayan bir belgeyi temin etmek zorunda bırakılarak külfete sokulur.

Kamu İhale Kurulunun 15.04.2026 tarihli, 2026/UH.II-1100 sayılı kararında; bir dijital eğitim platformu hizmet alımı ihalesinde bu konu incelenmiştir. Kurul; idarenin aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında, "Soru çeşitliliği" başlığı altındaki önemli teklif bileşeni için sunulması zorunlu "sözleşme" belgesine; "Çekiliş" başlığı altında "tablet giderleri" olarak belirlenen bileşen için ise sunulması zorunlu "proforma fatura" belgesine yer verildiğini tespit etmiştir. Kurul; hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük teklif açıklamasının hangi yöntemlerle yapılabileceğinin ve sunulacak bilgi/belgelerin kamu ihale mevzuatının ilgili maddelerinde düzenlendiğini, isteklilerin açıklamalarını bu düzenlemeler çerçevesinde yapmaları gerektiğini belirterek; idarece "sözleşme" ve "proforma fatura" istenmesinin açıklama yapacak istekliler yönünden kısıtlayıcı nitelikte olduğunu karara bağlamıştır.

Uygulama önerisi: aşırı düşük açıklama isteme yazınızı iki bölüm halinde kurun: (1) önemli teklif bileşenlerinin listesi, bu sizin belirlemenizdir, net ve somut yazın; (2) tevsik yöntemine ilişkin hatırlatma, burada Tebliğin ilgili maddesine atıf yapmakla yetinin, kendi belge listenizi yazmayın. "Şu belge zorunludur" cümlesi kurmadan önce, o belgenin Tebliğde sayılan yöntemlerden birine karşılık gelip gelmediğini kontrol edin. Proforma fatura, mevzuatta kabul edilen bir tevsik belgesi değildir; fiyat teklifi + tutanak ile karıştırmayın. Gelen açıklamaları değerlendirirken de aynı çerçevede kalın: mevzuata uygun bir yöntemle yapılmış açıklamayı, sizin yazınızda saydığınız belge sunulmadı diye reddetmeyin. Yazınızı standart bir şablona bağlamak, bu hatanın tekrarını önler.