Yaklaşık maliyeti ilan tarihine kadar güncellemek zorunda mıyız?

Zorunluluk koşulludur: yaklaşık maliyet güncelliğini kaybetmişse, ilk ilan veya davet tarihine kadar güncellenir. Sadece aradan zaman geçmiş olması güncelliğin kaybedildiğini göstermez; bunu ortaya koyan somut bir veri aranır. Yeni yılın birim fiyatları henüz yayımlanmamışsa, mevcut birim fiyatlarla hesaplanmış maliyet güncelliğini kaybetmiş sayılmaz.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi" başlıklı 11'inci maddesinin üçüncü fıkrasında; yaklaşık maliyetin, güncelliğini kaybetmesi halinde, ilk ilan veya davet tarihine kadar güncelleneceği hükme bağlanmıştır. (Hizmet ve mal alımı uygulama yönetmeliklerinde de benzer bir düzenleme yer alır.) Buradaki ölçüt, takvimsel bir süre değil, maliyetin gerçek piyasa/birim fiyat koşullarını yansıtmaz hale gelmiş olmasıdır.

Kamu İhale Kurulunun 27.03.2025 tarihli, 2025/UY.II-851 sayılı kararında; bir kanalizasyon, yağmur suyu ve içme suyu hatları inşaatı ihalesinde bu konu incelenmiştir. Kurul; yaklaşık maliyet hesap cetvelinin 08.08.2024 tarihinde hazırlandığını, ihale onay belgesinin 31.12.2024 tarihinde onaylandığını, ihale ilan tarihinin ise 27.01.2025 olduğunu; yaklaşık maliyetin Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı ile İller Bankası birim fiyatları esas alınarak hesaplandığını ve ihale ilan tarihi itibarıyla 2025 yılı birim fiyatlarının henüz yayımlanmamış olduğunu belirlemiştir. Bu tespitler ve yaklaşık maliyetin güncelliğini kaybettiğine dair somut bir verinin bulunmaması birlikte değerlendirildiğinde, Yönetmeliğin 11'inci maddesinin üçüncü fıkrasına göre yaklaşık maliyetin güncelliğini kaybettiğinden bahsedilemeyeceği sonucuna varılmıştır.

Uygulama önerisi: yaklaşık maliyet dosyasına hesap tarihi, kullanılan birim fiyat yılı ve kaynağı ile onay ve ilan tarihlerini gösteren kısa bir not koyun; itiraz geldiğinde savunmanız bu kronoloji olur. Hesapla ilan arasında yeni yıl birim fiyatları yayımlandıysa güncelleme yapın ve güncellenmiş cetveli dosyaya ekleyin; yayımlanmamışsa bunu yazılı olarak tespit edin ("… tarihi itibarıyla 20XX yılı birim fiyatları yayımlanmamıştır"). Piyasa fiyatına dayalı kalemlerde, ilan tarihine yakın bir fiyat teyidi almak güncelliği en kolay ispatlayan yöntemdir. Onay belgesi ile ilan arasındaki süreyi mümkün olduğunca kısaltın; uzun bekleme hem güncellik tartışması hem de ödenek ve ihtiyaç değişikliği riski doğurur. Yaklaşık maliyeti gizli tutma yükümlülüğünü de unutmayın; güncelleme yaparken bu bilgiyi dolaşıma sokmayın.