İki numune değerlendirmesi çelişkili sonuç verirse ne yapmalıyız?

Doğru olmamış. İki değerlendirme çelişkili sonuç veriyorsa, sırf sonuncusunu esas alıp teklifi elemek 4734 sayılı Kanunun 5'inci maddesindeki temel ilkelerle bağdaşmaz. Mevzuatta veya dokümanda engel yoksa, idareye teslim edilmiş aynı numune üzerinden üçüncü bir değerlendirme yapılıp sonuca göre karar verilmesi gerekir.

4734 sayılı Kanunun "Temel ilkeler" başlıklı 5'inci maddesi; idareleri saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi ve güvenirliği sağlamakla yükümlü kılar. Birbiriyle çelişen iki teknik sonuçtan birinin gerekçesiz tercih edilmesi, bu ilkelerin özellikle güvenirlik ve eşit muamele boyutunu zedeler. Ayrıca Kanunun 55'inci maddesi uyarınca idare, kendisine yapılan şikayet başvurusunu inceleyerek gerekçeli bir karar vermek zorundadır; "değerlendirme tamamen idarenin yetki ve sorumluluğundadır" biçimindeki bir cevap, ileri sürülen somut teknik iddiaları karşılamaz.

Kamu İhale Kurulunun 04.04.2024 tarihli, 2024/UM.II-555 sayılı kararında; bir kimyasal ürün alımı ihalesinde bu konu incelenmiştir. Kurul;

- İdarenin şikayete cevap yazısında "…değerlendirilmesi tamamen İdarenin yetki ve sorumluluğundadır" denilmekle yetinildiğini, başvuru sahibinin dilekçesinde ileri sürdüğü somut gerekçelere yönelik bir yanıt verilmediğini,
- İhale sürecinde yapılan iki numune değerlendirme işleminin çelişkili sonuç vermesine karşın, idarece son yapılan değerlendirmenin esas alınarak teklifin değerlendirme dışı bırakılmasının 5'inci maddedeki temel ilkelerle bağdaşmadığını,
- Şikayet üzerine alınan kararda da ikinci numune değerlendirmesine yönelik iddiaların teknik veya bilimsel gerekçelerle karşılanmadığını,
- Mevzuatta ve ihale dokümanında, idareye teslim edilmiş aynı numune üzerinden üçüncü bir değerlendirme yapılmasını engelleyen bir düzenleme bulunmadığını

tespit ederek, aynı numune üzerinden üçüncü bir değerlendirme yapılarak çıkacak sonuca göre karar verilmesi gerektiğine hükmetmiştir.

Uygulama önerisi: numune değerlendirmesini tek seferde ve doğru kurgulayın: değerlendirmeyi yapacak komisyonu, uygulanacak test/kontrol yöntemini, kabul-ret ölçütlerini ve tutanak formatını dokümanda ve komisyon kararında önceden belirleyin. Her değerlendirmede hangi özelliğin hangi yöntemle ölçüldüğünü ve sonucun ne olduğunu tutanağa yazın; "uygun bulunmamıştır" tek başına gerekçe değildir. İki sonuç çelişirse çelişkiyi giderin, üçüncü bir değerlendirme, gerekirse akredite bir laboratuvar raporu isteyin ve numunenin muhafaza zincirini (teslim tutanağı, mühür, saklama koşulu) belgeleyin. Şikayete cevap yazarken iddiaları tek tek karşılayın; "takdir bizimdir" cümlesi, itirazen şikayette idare aleyhine en sık kullanılan gerekçelerden biridir. Kararınızı teknik/bilimsel dayanakla yazın ki hem savunulabilir hem de denetlenebilir olsun.