Ortağın iş deneyim belgesini şirket kullanabilir mi?

Ortaklık tespit belgesinin varlığı tek başına yetmez. Tüzel kişinin, ortağına ait iş deneyimini gösteren belgeyi kullanabilmesi iki şartın birlikte gerçekleşmesine bağlıdır: ortağın belgenin düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip olması ve yine bu süre boyunca tüzel kişiliği, Kanuna göre yapılacak ihalelere ilişkin sözleşmelerin yürütülmesi konusunda temsile ve yönetime yetkili kılınmış olması.

Bu iki şart Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin iş deneyimini gösteren belgelere ilişkin hükümlerinde birlikte aranır (aynı esas, Yapım İşleri ve Mal Alımı Uygulama Yönetmeliklerinde de yer alır). İkinci şart çoğu zaman gözden kaçar: hisse çoğunluğu, temsil ve yönetim yetkisi anlamına gelmez. Temsil ve yönetim yetkisi, ilgili sürede geçerli olacak biçimde ticaret sicilinde tescil ve ilan edilmiş olmalıdır. Sonradan yapılan bir tescil, geriye doğru bir yıllık süreyi doldurmaz.

Kamu İhale Kurulunun 19.02.2025 tarihli, 2025/UH.I-593 sayılı kararında; evde refakat hizmeti alımı ihalesinde bu konu incelenmiştir. Kurul, tüzel kişi isteklinin ortağına ait iş deneyim belgesini kullanabilmesi için gereken iki şartı ayrı ayrı ortaya koymuş; ortaklık tespit belgesinde ortağın temsil ve yönetime ilişkin bilgilerinin yer aldığı beyan edilse de, dayanak gösterilen Ticaret Sicil Gazetesinde, ortaklık tespit belgesinin düzenlenme tarihinden geriye doğru son bir yıldır tüzel kişiliği temsil ve yönetime yetkili kıldığını gösteren herhangi bir tescilin bulunmadığını tespit etmiştir. Şartlardan biri sağlanmadığı için iş deneyim belgesinin kullanılamayacağına ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğuna karar verilmiştir.

Uygulama önerisi: ortağa ait iş deneyim belgesi sunulduğunda değerlendirmeyi iki sütunlu bir tabloyla yapın. Birinci sütun: hisse oranı ve süresi, ortak, belge tarihinden geriye doğru bir yıl boyunca kesintisiz olarak yarıdan fazla hisseye sahip miydi? İkinci sütun: temsil ve yönetim yetkisi ve süresi, bu yetki aynı bir yıllık dönemi kapsıyor mu, hangi tarihli Ticaret Sicil Gazetesiyle tescil edilmiş? Ortaklık tespit belgesindeki beyanla Ticaret Sicil Gazetesi kaydını karşılaştırın; beyanı doğrulamadan kabul etmeyin. Yetkinin "sözleşmelerin yürütülmesi" konusunu kapsayıp kapsamadığına da bakın; sınırlı yetki bu şartı sağlamaz. İki şarttan biri eksikse belge kullanılamaz; "ortak zaten büyük hissedar" gerekçesi bu eksikliği kapatmaz.