Özel sektöre yapılan iş, iş deneyimi olarak nasıl belgelenir?

İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan kişi ve kuruluşlara yapılan işlerde deneyim, belge yerine bir belge seti ile tevsik edilir: sözleşme + faturalar + (personel çalıştırılan işlerde) SGK belgeleri + damga vergisinin ödendiğine ilişkin belge. Bu setin tam olması yetmez; faturaların güncellenmiş toplamının istenen asgari iş deneyim tutarını da karşılaması gerekir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "İş deneyim belgesi düzenlenemeyen hallerde iş deneyimini gösteren diğer belgeler ve bu belgelerde aranacak kriterler" başlıklı 47'nci maddesinde; gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, iş deneyiminin şu belgelerle tevsik edileceği düzenlenmiştir:

- Sözleşme,
- Sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen fatura örnekleri (asılları veya suretleri; noter, YMM/SMMM ya da vergi dairesince onaylı),
- Personel çalıştırılan işlerde, sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş belgeler (sigortalı hizmet listeleri, tahakkuk fişleri),
- Sözleşmeye ait damga vergisinin ihale ilan (veya davet) tarihi itibarıyla ödendiğine ilişkin belge.

Belgelerin tarih ve tutar bakımından birbiriyle uyumlu olması; SGK belgelerinin sözleşme süresi içinde kalması ve faturalarla örtüşmesi aranır.

Kamu İhale Kurulunun 09.03.2022 tarihli, 2022/UH.II-346 sayılı kararında; büyükşehir belediyesine bağlı bir müdürlüğün periyodik bakım ve işletme hizmeti ihalesinde bu konu incelenmiştir. Kurul, ihale üzerinde bırakılan isteklinin noter onaylı fatura örneklerini, sözleşme süresine ait sigortalı hizmet listeleri ile tahakkuk fişlerini ve damga vergisinin ilan tarihi itibarıyla ödendiğine ilişkin belgeyi Yönetmeliğin 47'nci maddesine uygun şekilde sunduğunu tespit etmiştir. Buna karşın, tek sözleşme kapsamında dikkate alınması gereken asıl sözleşmeye ait faturaların güncellenmiş tutarının, ihale dokümanında istenen asgari iş deneyim tutarını sağlamadığı belirlenmiş ve iddia bu yönüyle yerinde görülmüştür.

Uygulama önerisi: bu tür başvurularda değerlendirmeyi iki aşamalı yapın. Birinci aşamada belge tamlığını kontrol edin: sözleşme var mı, faturalar onaylı mı, personel çalıştırılan iş ise SGK belgeleri sunulmuş mu, damga vergisi ilan tarihi itibarıyla ödenmiş mi. İkinci aşamada tutar yeterliğini hesaplayın: faturaları sözleşme kapsamına göre ayıklayın, kapsam dışı faturaları toplama katmayın ve kalan tutarı Yİ-ÜFE ile ihale ilan tarihine güncelleyin. Güncelleme hesabınızı ayrı bir tabloda gösterin; "belgeler tam" demek "yeterlik sağlandı" demek değildir. Sözleşmenin tek sözleşme olup olmadığına, ek sözleşme veya süre uzatımlarının aynı sözleşme sayılıp sayılmayacağına da özellikle dikkat edin.