Demonstrasyon için istekliye ne kadar süre vermeliyiz?

İsteklilere hazırlık için makul bir süre verilmesi gerekir. Süre verilmeden veya çok kısa süreyle yapılan demonstrasyon, isteklinin ürününü gösterebilmesini fiilen engeller ve işlemin yenilenmesini gerektirir.

Mal alımı ihalelerinde, teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğunun değerlendirilmesi için demonstrasyon (ürünün çalışır halde gösterilmesi) veya numune üzerinden inceleme öngörülebilir. Bu, ihale dokümanında düzenlenmesi gereken bir yeterlik/değerlendirme yöntemidir ve idari şartnamede;

- Demonstrasyonun hangi aşamada yapılacağı,
- Yeri, tarihi ve saati ile bildirimin nasıl yapılacağı,
- Hangi kriterlerin ve hangi yöntemle değerlendirileceği,
- Değerlendirmenin kim tarafından yapılacağı

açıkça belirtilmelidir.

Bu düzenlemelerin amacı, değerlendirmenin objektif ve eşit koşullarda yapılmasıdır. Özellikle yazılım ve sistem alımlarında demonstrasyon; kurulum, veri hazırlığı ve ekip organizasyonu gerektirdiğinden, isteklinin hazırlanabilmesi için makul bir süreye ihtiyacı vardır. Bildirimin çok kısa süre önce yapılması, ürünün gerçek kapasitesinin gösterilmesini engeller ve sonuç, ürünün niteliğini değil hazırlık süresini ölçer hale gelir.

Kamu İhale Kurulunun 14.02.2024 tarihli, 2024/UM.I-311 sayılı kararında; öğrencilere dijital kaynak desteği yazılımı alımı ihalesinde, idari şartnamenin ilgili maddelerindeki düzenlemeler birlikte değerlendirilerek, idare tarafından başvuru sahibi istekliye demonstrasyona hazırlık için makul bir süre verilmediği anlaşılmış ve söz konusu demonstrasyon işlemlerinin yenilenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Uygulama önerisi: idari şartnamenizde demonstrasyon için asgari bir hazırlık süresi öngörün (örneğin bildirimden itibaren belirli iş günü) ve bunu tüm isteklilere eşit uygulayın. Bildirimi EKAP üzerinden ve yazılı olarak yapın; tebliğ tarihini belgeleyin. Demonstrasyonun yapılacağı ortamı ve teknik koşulları (internet, donanım, veri seti) önceden bildirin; istekliden beklenen hazırlığı listeleyin. Değerlendirmeyi önceden belirlenmiş kriter listesi üzerinden yapın ve her istekli için ayrı değerlendirme tutanağı düzenleyin. Demonstrasyona katılan komisyon üyelerinin aynı kişiler olmasına dikkat edin; farklı heyetler eşit muameleyi tartışmalı hale getiriyor.