Sökülen asfalt kırıklarını kayıtlara almalı mıyız?

Gerekir. Tekrar kullanılabilen ve depolanan malzemeler, ekonomik değeri olan stoklardır ve 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenmelidir. Kayıt dışı bırakılmaları hem varlıkların eksik görünmesine hem de bu malzemelerin izlenemez hale gelmesine yol açar.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin "Stoklar" hesap grubunu düzenleyen maddesinde; bu hesap grubunun, kurum ambar ve atölyelerinde; satılmak veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen mallar ile artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde kullanılacak veya paraya çevrilebilecek varlıkların izlenmesi için kullanıldığı belirtilmiştir. Tanımda "artık ve hurda" ifadesinin açıkça yer alması önemlidir.

Aynı Yönetmeliğin 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına ilişkin maddesinde ise bu hesabın; kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi varlıkların izlenmesi için kullanılacağı düzenlenmiştir.

Sökülen asfalt, kırılıp yeniden dolgu veya alt temel malzemesi olarak kullanılabildiğinden; tüketilecek bir malzeme niteliğindedir. Aynı şey, sökülen kilit taşı, bordür, boru ve hurda metal gibi malzemeler için de geçerlidir. Bunların kayda alınması:

- Varlıkların gerçek durumunu gösterir,
- Yeniden kullanımda yeni alım yapılmasını önler ve tasarruf sağlar,
- Malzemenin nerede, ne kadar olduğunun izlenmesini mümkün kılar.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediye tarafından asfalt serimi yapılacak mahallerden sökülen veya diğer kamu idarelerinden hibe alınan kırık asfaltların depolanarak sonraki süreçte kullanıldığı halde muhasebe kayıtlarında izlenmediği görülmüştür. Sonuç bölümünde; asfalt sökümleri sonucu elde edilerek depolanan asfalt kırıklarının 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenmesine yönelik muhasebe işlemlerinin yapılması gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: söküm işlerinde çıkan malzemeleri tartı/ölçü ile tespit edip tutanağa bağlayın; şantiyeden depoya giriş bir taşınır işlem fişiyle yapılsın. Değerlemeyi, değer tespit komisyonu marifetiyle ve piyasa rayicine dayanarak yapın. Depolanan malzemenin giriş-çıkışını ambar kayıtlarında izleyin; kullanıldıkça çıkış yapın. Hibe yoluyla gelen malzemeleri de bağış/yardım kayıt düzenine uygun olarak kaydedin. Yeniden kullanılamayacak malzemeleri hurda olarak değerlendirip satış sürecine alın; depoda beklemesi hem yer kaybı hem değer kaybıdır. Aynı disiplini söküm çıkışlı diğer malzemeler için de kurun.