Açılış yevmiyesindeki devir kayıtları neden kritik?

Etkisi yıl boyunca sürer. Açılış kayıtları, bir önceki yılın kesin mizanına dayanır; hatalı bir devir, o yılın tüm hesaplarını ve mali tablolarını baştan sakatlar. Ayrıca dönemsellik ilkesi ihlal edilmiş olur.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin "Mizanlar" başlıklı maddesinde; kamu idarelerince detaylı hesap planlarında yer alan hesaplardan aylık mizan ve yıllık olarak geçici ve kesin mizanlar düzenleneceği belirtilmiştir. Aynı maddede; mizan cetvelinin yevmiye defteri ile yardımcı defterlerden yararlanılarak ayrıntılı olarak ve ana hesap bazında her ayın sonu itibarıyla düzenleneceği; cetvelde her hesabın borç ve alacak sütunlarındaki tutarların, yevmiye ve yardımcı defterlerindeki borç ve alacak toplamlarına ve borç sütunu toplamı ile alacak sütunu toplamının birbirine eşit olması gerektiği; dönem sonu işlemleri yapılmadan önce geçici mizan düzenleneceği düzenlenmiştir.

İşleyiş şöyledir: yıl sonunda dönem sonu işlemleri tamamlanır, kesin mizan düzenlenir; yeni yılın açılış yevmiyesi, kesin mizandaki bakiyelerin devri ile oluşturulur. Devir kaydı yanlışsa:

- Hesap bakiyeleri gerçeği yansıtmaz; yıl içindeki tüm raporlar hatalı olur.
- Dönemsellik ilkesi ihlal edilir; bir döneme ait tutar başka dönemde görünür.
- Yıl sonunda yapılacak mutabakatlar tutmaz ve hata sonraki yıllara taşınır.

Devir hatalarının en sık kaynakları; kapanış kayıtlarının eksik yapılması, yardımcı hesap bakiyelerinin ana hesapla uyumsuz olması ve nazım hesapların devredilmemesidir.

Sayıştay'ın 2023 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediyede açılış yevmiyesinde hatalı devir kayıtlarının yapılmasından dolayı dönemsellik ilkesinin ihlal edildiği ve muhasebe hesaplarının hatalı kayıtlar içerdiği görülmüştür. Bulguda Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin mizanlara ilişkin maddesine yer verilmiştir. Sonuç bölümünde; muhasebe iş ve işlemlerinin Yönetmelik hükümlerine uygun şekilde kayıtlara alınması ve izlenmesi gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: yıl sonu kapanışını bir kontrol listesine bağlayın: dönem sonu işlemleri (amortisman, karşılıklar, tahakkuklar) → geçici mizan → düzeltmeler → kesin mizan → açılış yevmiyesi. Açılış kaydını attıktan sonra, açılış bakiyelerini önceki yılın kesin mizanıyla satır satır karşılaştırın; fark varsa yıl içinde değil, hemen düzeltin. Yardımcı hesap bakiyelerinin ana hesap toplamıyla uyumunu ayrıca kontrol edin. Nazım hesapların da devredildiğini doğrulayın; en sık atlanan grup budur. Aylık mizanları düzenli olarak alın ve borç-alacak eşitliğini her ay kontrol edin; hatayı ay içinde yakalamak yıl sonunda aramaktan çok daha kolaydır.