Teftiş kurulu ve hukuk müşavirliği kağıt üzerinde kalırsa ne olur?

Eksikliktir. Teşkilat yönetmeliğinizde idarenin organları/birimleri arasında sayılan bir birimin fiilen faaliyette bulunmaması; hem yönetmeliğe aykırılık hem de denetim ve hukuki koruma işlevlerinin boşta kalması anlamına gelir.

Su ve kanalizasyon idarelerinin kuruluş ve görevleri 2560 sayılı Kanunla düzenlenmiş; idarelerin teşkilat yapısı ise kendi teşkilat yönetmelikleriyle belirlenmiştir. Bu yönetmeliklerde teftiş kurulu ve hukuk müşavirliği, idarenin organları/birimleri arasında sayılır ve görevleri ayrıntılı olarak tanımlanır.

Teftiş kurulu yönetmeliklerinde kurulun görev ve yetkileri tipik olarak şöyle belirlenir: idare birimlerinde teftişin etkin yürütülmesine ilişkin genel prensipleri tespit etmek ve personelin daha verimli çalışmasını teşvik edici sistemi geliştirmek; idarenin yönetimi ve denetimi altındaki birim ve kişilerin iş ve işlemlerine ilişkin her türlü teftiş, denetim, inceleme ve soruşturma faaliyetini yürütmek; teftiş rapor ve layihalarını inceleyip değerlendirmek; uygulamayı ve kurumsal politikaları takip ederek hizmet gerekleri ve saydamlıkla bağdaşmayan mevzuatın, gereksiz bürokratik işlem ve kayıtların yürürlükten kaldırılması veya düzeltilmesi yönünde öneri geliştirmek.

Hukuk müşavirliği ise; idarenin taraf olduğu davaların takibi, sözleşme ve düzenleyici işlem taslaklarının hukuki incelemesi ve birimlere görüş verilmesi işlevlerini üstlenir.

Bu iki birimin çalışmaması halinde:

- İç denetim ve teftiş işlevi boşalır; usulsüzlükler ancak dış denetimde ortaya çıkar.
- Sözleşme ve işlemler hukuki süzgeçten geçmez; sonradan iptal ve tazminat riski artar.
- Alacak takibi ve dava süreçleri aksar; zamanaşımı kayıpları doğar.

Sayıştay'ın 2023 yılı denetim raporlarından birinde; bir su ve kanalizasyon idaresinde, teşkilat yönetmeliklerine göre idare organlarından sayılan teftiş ve hukuk müesseselerinin faal olmadığı tespit edilmiştir. Sonuç bölümünde; idarenin organlarından biri olarak sayılan ve yönetmeliklerde nitelikleri ile çalışma koşulları belirtilen teftiş kurulunun ve hukuk müşavirliğinin faal hale getirilmesi gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: teşkilat yönetmeliğinizde sayılan her birimin fiilen çalışıp çalışmadığını gösteren bir envanter çıkarın; kağıt üzerindeki birimleri ya faal hale getirin ya da yönetmeliği gerçek yapıya uygun şekilde güncelleyin. Teftiş kurulu için kadro ihdası ve müfettiş/denetçi alımı sürecini planlayın; kısa vadede iç kontrol ve iç denetim işlevlerini nasıl karşılayacağınızı yazılı olarak belirleyin. Hukuk müşavirliğinde avukat istihdamı veya hizmet alımı yoluyla kapasite oluşturun ve dava/dosya takibini bir sisteme bağlayın. Yıllık teftiş programı hazırlayıp yönetim kuruluna sunun. Denetim ve hukuk birimlerinin raporlarını üst yöneticinin düzenli olarak değerlendirdiği bir mekanizma kurun.