Yıl sonu taşınır sayımı yapmazsak ne olur?

Doğrudan mali tabloyu bozar. Sayım yapılmadığında; kayıtlar fiili duruma dayanmaz ve 150-İlk Madde ve Malzeme, 253-Tesis, Makine ve Cihazlar, 255-Demirbaşlar gibi hesaplar bilançoda hatalı görünür. Ayrıca sayım, mevzuatta öngörülen zorunlu bir işlemdir.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin "Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler" başlıklı maddesinde; kamu idarelerine ait taşınırların yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılacağı hükme bağlanmıştır.

Aynı maddede sayım sonrası izlenecek yol da belirlenmiştir: sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Varlık İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Varlık İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır. Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir.

Dikkat edilmesi gereken nokta, sayımın iki ayaklı olmasıdır: fiziki sayım ve muhasebe düzeltmesi. Sayım yapılıp sonuçları muhasebeye aktarılmazsa, çalışma yarım kalır ve tablolardaki hata devam eder.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediyede dönem sonu taşınır sayımlarının yapılmadığı ve buna bağlı olarak muhasebe kayıtlarının düzeltilmediği görülmüştür. Sonuç bölümünde; taşınır sayımlarının yapılmamasının 2024 yılı bilançosunda 150-İlk Madde ve Malzeme, 253-Tesis, Makine ve Cihazlar ve 255-Demirbaşlar hesaplarının hatalı gösterilmesine neden olduğu ve mevcut hatanın giderilmesi için gerekli çalışmaların yapılması gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: yıl sonu yaklaşırken sayım kurullarını harcama yetkilisi onayıyla oluşturun ve sayım takvimini birimlere duyurun. Sayımı ambar ve birim bazında yapın; her taşınır kayıt kontrol yetkilisi kendi sorumluluğundaki taşınırları sunsun. Sayım sonucunda çıkan eksik/fazlaları tutanağa bağlayın ve nedenlerini araştırın; eksiklerin bir kısmı zimmet, bir kısmı kayıt hatasıdır ve ikisi farklı işlem gerektirir. Düzenlediğiniz fişlerin bir örneğini muhasebe birimine göndererek kayıtları düzeltin; sayım-muhasebe bağlantısı kurulmadan bulgu kapanmıyor. Yıl içinde de dönemsel sayaç okumaları/kısmi sayımlar yaparak yıl sonu yükünü azaltın. Sayım sonuçlarını taşınır yönetim hesabı cetvellerine yansıtın.