Her alımı avansla yapabilir miyiz?

Var ve dardır. Avans (ön ödeme), istisnai bir ödeme yöntemidir; ancak ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için başvurulabilir. Rutin alımların avansla yapılması hem ön ödeme mevzuatına hem de ihale mevzuatına aykırılık doğurur.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun "Ön ödeme" başlıklı 35'inci maddesinin birinci fıkrasında; "Harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla, ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans vermek veya kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları merkezi yönetim bütçe kanununda gösterilir." hükmü yer almaktadır. Ön ödemeye ilişkin usul ve esaslar ayrıca yönetmelik ve genel tebliğlerle ayrıntılandırılmıştır.

Hükümdeki iki şart özellikle önemlidir:

1. İvedilik veya zorunluluk: gerçekleştirme işlemlerinin (piyasa araştırması, onay, muayene-kabul, ödeme emri) tamamlanmasının beklenemeyeceği bir durum olmalıdır. Önceden planlanabilen, tekrar eden alımlar bu tanıma girmez.
2. Üst sınır: verilecek avansın üst sınırları yılı bütçe kanununda gösterilir.

İkinci ve çoğu zaman daha ağır sonuç doğuran husus şudur: avansla yapılan alım, ihale mevzuatından muaf değildir. Avans yalnızca bir ödeme yöntemidir; alımın 4734 sayılı Kanunun ilgili usulüne (çoğunlukla doğrudan temin) uygun yapılması, onay belgesi ve piyasa fiyat araştırmasının bulunması gerekir. Uygulamada avans, sıklıkla bu adımları atlamanın yolu haline gelmekte ve asıl aykırılık burada doğmaktadır.

Sayıştay'ın 2019 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediyede avans verilmesini gerektiren şartlar oluşmadığı halde alımlar için avans verilerek ödeme gerçekleştirildiği ve bu harcamalarda ihale mevzuatı hükümlerine uyulmadığı tespit edilmiştir. Bulguda 5018 sayılı Kanunun 35'inci maddesine ve ön ödeme usul ve esaslarına ilişkin genel tebliğ hükümlerine yer verilmiştir. Sonuç bölümünde; ön ödeme suretiyle yapılan işlemlerde ilgili mevzuat hükümlerine uyulması gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: avans taleplerinde ivedilik/zorunluluk gerekçesini onay belgesine yazdırın; "her zamanki alım" gerekçesiz kabul edilmesin. Tekrar eden ihtiyaçları avansla değil, yıllık planlama ve ihale/doğrudan temin yoluyla karşılayın; aynı kalemin yıl içinde defalarca avansla alınması, ihtiyacın bölünmesi bulgusunu da beraberinde getiriyor. Avans üst sınırlarını yılı bütçe kanunundan takip edin ve sistemde kontrol olarak tanımlayın. Avansla yapılan alımlarda da piyasa fiyat araştırması ve fatura/muayene belgelerini eksiksiz isteyin. Mahsup sürelerini takvime bağlayın; süresinde kapatılmayan avanslarda faiz ve sorumluluk doğuyor.