Hatalı IBAN'dan geri dönen parayı hangi hesapta izlemeliyiz?

Doğru hesap 320-Bütçe Emanetleri Hesabıdır. Tutar zaten ödeme emri belgesine bağlanmış, ancak ilgilisine ulaşamamıştır; bu, 320 hesabın tanımına birebir uyar. 333-Emanetler Hesabı ise farklı bir niteliğe sahiptir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 320-Bütçe Emanetleri Hesabına ilişkin "Hesabın niteliği" başlıklı maddesinde; bu hesabın, mali yıl içerisinde veya sonunda ödeme emri belgesine bağlandığı halde nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle ilgililerine ödenemeyen tutarların izlenmesi için kullanılacağı hükme bağlanmıştır.

Aynı Yönetmeliğin 333-Emanetler Hesabına ilişkin "Hesabın niteliği" başlıklı maddesinde ise; bu hesabın emanet olarak nakden veya mahsuben tahsil edilen tutarların izlenmesi için kullanılacağı düzenlenmiştir.

İki hesabın ayrımı şudur:

- 320, idarenin borcunu gösterir: gider tahakkuk etmiş, ödeme emri düzenlenmiş, fakat ödeme gerçekleşmemiştir.
- 333, idarenin tahsil ettiği ve bir başkasına ait olan tutarları gösterir: teminat, kesinti, üçüncü kişiler adına tahsil edilen paralar gibi.

Hatalı IBAN nedeniyle geri dönen bir ödeme, tahsil edilmiş bir emanet değildir; ödenememiş bir borçtur. Nitekim Yönetmelik, 320 hesabın kapsamını "nakit yetersizliği veya diğer sebeplerle" ödenemeyen tutarlar şeklinde geniş tutmuştur; hatalı IBAN bu "diğer sebepler" arasındadır.

Yanlış hesapta izlemenin sonucu; idarenin gerçek borç tutarının mali tabloda eksik görünmesi ve bu ödemelerin bütçe emaneti yaşlandırmasında takip edilmemesidir.

Sayıştay'ın 2021 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediyenin hatalı IBAN nedeniyle hesabına geri dönen paraları 320 Bütçe Emanetleri Hesabında izlemesi gerekirken 333 Emanetler Hesabında izlediği görülmüştür. Sonuç bölümünde; hatalı IBAN nedeniyle geri dönen paraların takibinin 320 Bütçe Emanetleri Hesabında yapılması gerektiği değerlendirilmiştir.

Uygulama önerisi: banka hesabınıza geri dönen ödemeler için ayrı bir takip listesi tutun; listede ödeme emri numarası, alacaklı, tutar ve dönüş nedeni bulunsun. Kaydı 320 hesaba aldıktan sonra alacaklıya doğru IBAN'ını bildirmesi için yazı gönderin; iletişim kurulamayan alacaklılar için zamanaşımı sürelerini izleyin. IBAN hatalarını kaynağında azaltmak için, hakediş ve ödeme dosyalarında IBAN'ın alacaklıdan yazılı olarak alınmasını ve muhasebe kaydına işlenmeden önce iki kişi tarafından kontrol edilmesini kural haline getirin. Personel ve yüklenici IBAN bilgilerini merkezi bir tabloda güncel tutun. Bütçe emaneti listenizi yıl sonunda gözden geçirirken, geri dönen ödemelerin de bu listede yer aldığını doğrulayın.