Doğrudan teminde sözleşme yapmak zorunda mıyız?

Serbest değil. Ölçüt işin bir süre gerektirip gerektirmediğidir: malın teslimi, hizmetin sunumu veya yapım işinin belli bir süreyi gerektirmesi halinde sözleşme imzalanması zorunludur; bir defada yapılacak alımlarda ise sözleşme yapmak idarenin takdirindedir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin "Doğrudan temine ilişkin açıklamalar" başlıklı maddesinde; 4734 sayılı Kanunun 22'nci maddesi kapsamında alımı yapılacak malın teslimi veya hizmetin ya da yapım işinin belli bir süreyi gerektirmesi durumunda sözleşme imzalanmasının zorunlu olduğu; bir defada yapılacak alımlarda ise sözleşme yapılmasının idarelerin takdirinde olduğu hükme bağlanmıştır. Aynı esas, Doğrudan Temin Yöntemiyle Yapılacak Alımlara İlişkin Tebliğin alımlara ilişkin uygulama esaslarını düzenleyen maddesinde de yer almaktadır: teslimi, sunumu veya yapımı belli bir süreyi gerektiren alımlarda sözleşme düzenlenir.

Ayrım pratikte şöyle işler:

- Bir defada alım (masa, bilgisayar, tek seferlik malzeme teslimi): sözleşme zorunlu değildir; onay belgesi, fiyat araştırması, fatura ve muayene-kabul yeterlidir.
- Süreklilik gerektiren alım (bir dönem boyunca verilecek bakım hizmeti, birkaç ayda tamamlanacak küçük yapım işi, periyodik teslimli mal alımı): sözleşme zorunludur.

Sözleşmenin işlevi, tutarın büyüklüğünden bağımsızdır. Sözleşme; işin süresini, kapsamını, teknik şartlarını, teslim ve kabul usulünü, gecikme cezasını ve ödeme koşullarını belirler. Bunlar yazılı değilse; iş gecikse dahi ceza uygulanamaz, ayıplı iş karşısında başvurulacak bir hüküm bulunmaz ve uyuşmazlıkta idarenin elinde dayanak kalmaz.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; bir büyükşehir belediyesinin doğrudan temin yöntemiyle yaptığı ve belli süreyi gerektiren hizmet alımları ile yapım işlerinde yüklenici ile sözleşme imzalanmadığı görülmüştür. Bulguda yukarıdaki Tebliğ hükümlerine yer verilmiştir. Sonuç bölümünde; sözleşme imzalanmasının mevzuat hükümleri açısından zorunlu olmasının yanı sıra, doğrudan temin kapsamında gerçekleştirilen ve belirli bir süreyi gerektiren yapım işleri ile hizmet alımlarında işin idare tarafından belirlenen koşullarda ve özelliklerde yapılmasını temin edeceği vurgulanmıştır.

Uygulama önerisi: doğrudan temin işlemleriniz için iki ayrı akış tanımlayın, "tek seferlik alım" ve "süre gerektiren alım". İkincisinde onay belgesinden sonra sözleşme imzalanmadan işe başlatmayın. Kısa ve standart bir doğrudan temin sözleşme şablonu hazırlayın; içinde süre, kapsam, teknik şartname atfı, gecikme cezası, kabul usulü ve ödeme koşulları bulunsun. Süre gerektiren işlerde ayrıca teknik şartname düzenleyin; sözleşmenin eki olsun. "Küçük tutarlı iş" gerekçesiyle bu adımları atlamayın; denetimde tutar değil, işin niteliği değerlendiriliyor. Sözleşmesiz yürüttüğünüz devam eden işler varsa, kalan kısım için yazılı bir sözleşme düzenleyerek durumu düzeltin.