Doğrudan temin belgelerinde "muhtelif iş" yazmak yeterli mi?

Yeterli değil. Ödeme belgelerinden hangi işin, nerede, hangi miktarda ve hangi birim fiyatla yapıldığı anlaşılamıyorsa; harcamanın gerçekliği denetlenemez. Bu, doğrudan hesap verme sorumluluğunun ihlalidir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun "Hesap verme sorumluluğu" başlıklı 8'inci maddesinde; "Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorundadır." denilmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun "Temel ilkeler" başlıklı 5'inci maddesinde ise idarelerin saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, kamuoyu denetimini ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu oldukları düzenlenmiştir. Doğrudan temin bir ihale usulü olmasa da, bu ilkeler ve hesap verme yükümlülüğü ortadan kalkmaz.

İşin mahiyetinin belirsiz bırakılması pratikte şu sonuçları doğurur:

- Fiyatın makul olup olmadığı değerlendirilemez; karşılaştırma yapılacak bir iş tanımı yoktur.
- Aynı işin mükerrer ödendiği anlaşılamaz.
- İhtiyacın bölünüp bölünmediği tespit edilemez; belirsiz tanımlar, parçalara bölmeyi gizler.
- Muayene ve kabul işlemi anlamsızlaşır; komisyon neyi kabul ettiğini yazamaz.

Sayıştay'ın denetim raporlarından birinde; bir belediyenin park ve bahçeler müdürlüğünce 4734 sayılı Kanunun 22'nci maddesinin (d) bendi kapsamında yapılan bir kısım yapım işlerine ilişkin belgelerde, yapılan işin mahiyetinin açıkça tanımlanmadığı tespit edilmiştir. Bulguda 5018 sayılı Kanunun 8'inci maddesi ile 4734 sayılı Kanunun 5'inci maddesine yer verilmiştir. Belediye bulguya iştirak ettiğini ve gerekli işlemlerin yapılacağını belirtmiştir.

Uygulama önerisi: doğrudan temin dosyalarında işin tanımını yer, miktar ve birim içerecek şekilde yazın: "… Mahallesi … Parkı, 120 m² kilit taşı sökülüp yeniden döşenmesi" gibi. Yapım nitelikli işlerde dosyaya metraj cetveli, poz numaraları ve birim fiyatları ekleyin; küçük tutarlı da olsa iş yapım işidir. Öncesi-sonrası fotoğraf koyma alışkanlığı kazandırın; en pratik kanıt budur. Muayene ve kabul tutanağında, teklif ve onay belgesindeki aynı iş tanımını kullanın; belgeler arasında tanım farkı olmasın. Yıl içinde aynı müdürlüğün benzer işlerini toplu olarak gözden geçirin; bölünmüş bir ihtiyaç varsa açık ihale usulüne geçin.