Eğitim hizmeti ödemesinde katılımcı listesi aranır mı?

Sayılır. Eğitim gibi fiziki bir çıktısı olmayan hizmetlerde, hizmetin gerçekten verildiğini gösteren kanıtlayıcı belgeler ödemenin dayanağıdır. Katılımcı listesi, bu hizmet türünde en temel kanıtlayıcı belgedir; yoksa hizmetin verildiği ispatlanamaz.

Hizmet İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliğinde; muayene ve kabul komisyonunun, kurulduğu tarihten itibaren belirlenen süre içinde işyerine, işyeri görülmeyen işlerde sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yere, giderek yüklenici tarafından gerçekleştirilen işleri Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin ilgili maddelerine göre inceleyeceği ve muayene edeceği, kabule engel bir durum bulmadığı takdirde işin kabulünü yapacağı; komisyonun işi kabule hazır bulduğu takdirde Kabul Tutanağını düzenleyeceği ve bu tutanağın yüklenici tarafından imzalanacağı düzenlenmiştir.

Hizmet İşleri Genel Şartnamesinde ise; kabul işlemlerinin tamamlanması sonucunda, yapılmış işleri ayrıntılı olarak, gerekli durumlarda iş kalemlerini gösteren bir liste halinde, gösteren bir kabul belgesinin düzenlenmesi öngörülmüştür. Yani kabul tutanağı, işin teknik şartnamede belirtildiği şekilde yapıldığını göstermelidir. Teknik şartnamede "şu tarihlerde, şu kadar kişiye, şu kadar saat eğitim" yazıyorsa, kabul belgesinin bu unsurları karşılaması gerekir.

Sayıştay 4. Dairesinin 23.01.2020 tarihli, 222 sayılı kararında (70 sayılı ilamın 3'üncü maddesi); bir belediyenin festival kapsamında doğrudan temin yöntemiyle aldığı eğitim hizmeti işinde, yüklenici tarafından eğitim hizmetlerinin verildiğine ilişkin kanıtlayıcı bilgi ve belge sunulamaması nedeniyle kamu zararına neden olunduğu iddiası incelenmiştir. Kararda; işe ait teknik şartname incelendiğinde belirli tarihler arasında 100 kişiye festival alanında beş gün boyunca protokol eğitimi verileceğinin görüldüğü; ancak ödeme emri ve eki belgeler arasında katılımcı listelerinin yer almadığı tespit edilmiştir. Savunmalarda işin eğitim faaliyetini değil festivalin organizasyon ve icrasını da kapsadığı, teknik şartnamenin sehven detaylandırılmadığı belirtilmişse de Daire bu savunmayı kabul etmemiş ve kamu zararının sorumlulara müştereken ve müteselsilen ödettirilmesine karar verilmesi gerektiği sonucuna varmıştır.

Uygulama önerisi: eğitim, danışmanlık, organizasyon gibi işlerde teknik şartnameye ölçülebilir çıktılar yazın (tarih, süre, katılımcı sayısı, konu başlıkları) ve aynı çıktıları kabul belgesinde aratın. Ödeme dosyasına şunları ekleyin: imzalı katılımcı listesi, eğitim programı, eğitmen bilgileri ve varsa fotoğraf/kayıt. Kabul komisyonu üyelerine, tutanağı imzalamadan önce bu belgeleri görme alışkanlığı kazandırın; "iş yapılmıştır" ifadesi tek başına yeterli değildir. İşin kapsamı sözleşme sırasında değiştiyse, bunu sehven yazılmadı demek yerine usulüne uygun bir zeyilname/ek protokolle belgeleyin. Doğrudan teminde de muayene ve kabul yükümlülüğünün ortadan kalkmadığını unutmayın.