Faaliyet raporunda hedef sapmalarının nedenini yazmak zorunlu mu?

Eksikliktir. Faaliyet raporunun içeriği kanunla belirlenmiştir ve sapmaların nedenleri, raporda bulunması zorunlu unsurlar arasında açıkça sayılmıştır.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun faaliyet raporlarını düzenleyen 41'inci maddesinde; "İdare faaliyet raporu, ilgili idare hakkındaki genel bilgilerle birlikte; kullanılan kaynakları, bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerini, varlık ve yükümlülükleri ile yardım yapılan birlik, kurum ve kuruluşların faaliyetlerine ilişkin bilgileri de kapsayan mali bilgileri; stratejik plan ve performans programı uyarınca yürütülen faaliyetleri ve performans bilgilerini içerecek şekilde düzenlenir." hükmü yer almaktadır.

Sapma açıklaması, raporun hesap verebilirlik işlevinin özüdür. Yalnızca gerçekleşme oranı yazan bir rapor, okuyucuya "ne oldu" bilgisini verir ama "neden oldu" ve "ne yapılacak" sorularını cevapsız bırakır. Meclis üyeleri ve vatandaş açısından raporun asıl değeri ikinci kısımdadır.

Açıklama yazarken üç noktaya dikkat edin:

- Olumsuz sapma kadar olumlu sapma da açıklanmalıdır. Hedefin çok üzerinde bir gerçekleşme, çoğu zaman hedefin düşük belirlendiğini gösterir; bu da bir sonraki performans programı için değerli bir bulgudur.
- Neden somut olmalıdır. "Ödenek yetersizliği", "pandemi", "personel eksikliği" gibi ifadeler tek başına yeterli değildir; sapmanın hangi faaliyette, hangi ölçüde ve hangi nedenle oluştuğu yazılmalıdır.
- Alınacak tedbir belirtilmelidir. Sapmanın tekrarını önlemek için ne yapılacağı, raporu bir yönetim aracına dönüştürür.

Sayıştay'ın performans denetim raporlarından birinde; bir belediyenin faaliyet raporunda, performans hedeflerinin gerçekleşmelerinde olumlu veya olumsuz sapmalar olmasına rağmen, bu sapmaların nedenlerine ilişkin açıklamalara yer verilmediği tespit edilmiştir. Bulguda 5018 sayılı Kanunun 41'inci maddesindeki yukarıdaki hükme yer verilmiştir. Kamu idaresi bulguya katılmış ve faaliyet raporunda yer alan hedeflerde meydana gelen sapmaların nedenlerinin de belirtileceğini ifade etmiştir.

Uygulama önerisi: faaliyet raporu şablonunuza, her performans hedefinin altında "Gerçekleşme oranı" ve "Sapmanın nedeni ve alınacak tedbir" olmak üzere iki ayrı alan koyun; alan boş bırakılamasın. Sapma açıklamalarını yıl sonunda toplu olarak değil, birim faaliyet raporlarından toplayarak hazırlayın; en doğru gerekçeyi işi yapan birim bilir. Belirli bir eşiği (örneğin %10) aşan sapmalar için açıklamayı zorunlu hale getiren bir iç kural benimseyin. Bir sonraki yılın performans programını hazırlarken bu açıklamaları girdi olarak kullanın; sürekli sapan hedefler ya ölçüsüz ya da kaynaksızdır. Gösterge belirlenmemiş hedefler varsa, önce ölçülebilir gösterge tanımlayın; göstergesi olmayan hedefte sapma da hesaplanamaz.