Aşırı düşük sorgusunda önemli teklif bileşenlerini belirlemek şart mı?

Gerekiyor. Sorgulama yazısında önemli teklif bileşenleri belirlenmemişse, gelen açıklamanın objektif kriterlere göre değerlendirilmesi mümkün olmaz; bu durumda hem kabul hem de ret kararı dayanaksız kalır.

Aşırı düşük teklif sorgulaması iki aşamalı bir işlemdir:

1. İdare, teklifi sınır değerin altında kalan isteklilere yazacağı yazıda, açıklama istenecek önemli teklif bileşenlerini belirler ve bunları yazıda açıkça sayar. Hizmet alımlarında bu bileşenler genellikle; işçilik dışındaki maliyet kalemleri, akaryakıt, amortisman, bakım-onarım, malzeme, araç kirası gibi işin niteliğine göre değişen ve teklifin belirleyici kısmını oluşturan unsurlardır.
2. İstekli, yalnızca bu bileşenler için açıklama ve tevsik edici belge sunar; idare de açıklamayı belirlediği bileşenler üzerinden değerlendirir.

Birinci adım atlanır ve "teklifiniz aşırı düşük bulunmuştur, açıklayınız" şeklinde genel bir yazı gönderilirse; her istekli farklı kalemler üzerinden açıklama yapar, idare de karşılaştırma yapamaz. Sonuçta değerlendirme objektiflikten çıkar. Bu, isteklinin değil, idarenin kusurundan doğan bir eksikliktir; bu nedenle Kurul bu tür durumlarda genellikle sorgulamanın yenilenmesi yönünde düzeltici işlem belirler.

Kamu İhale Kurulunun 15.01.2025 tarihli, 2025/UH.I-222 sayılı kararında; bir il özel idaresinin karla mücadele kapsamında yaptığı şoförlü loder kiralama ihalesi incelenmiştir. Kararda; teklifi aşırı düşük olarak tespit edilen isteklinin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamalarının, önemli teklif bileşenleri noktasında ve objektif kriterlere göre değerlendirilmesinin mümkün olmadığı anlaşılmıştır. Bu çerçevede Kurul; idarece söz konusu ihalede önemli teklif bileşenlerinin belirlenerek, aşırı düşük teklif sahibinden yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi gerektiği sonucuna varmış ve bu yönde düzeltici işlem belirlenmesine karar vermiştir.

Uygulama önerisi: aşırı düşük sorgulama yazınızı standart bir şablona bağlayın ve şablonda "açıklama istenen önemli teklif bileşenleri" başlığı altında kalemleri madde madde sayın. Bileşenleri belirlerken yaklaşık maliyet hesabınızdaki ağırlıklı kalemlerden hareket edin; teklifin küçük bir kısmını oluşturan kalemleri sormak sorgulamayı işlevsizleştirir. Yazıda ayrıca; açıklamanın hangi yöntemlerle tevsik edilebileceğine ve süreye yer verin. Gelen açıklamaları, sorduğunuz bileşenlerin her biri için ayrı ayrı değerlendirin ve bu değerlendirmeyi komisyon kararına yazın. Sorgulama yazınız eksikse, açıklamayı reddetmek yerine sorgulamayı yenilemeyi düşünün; aksi halde itirazen şikayette süreç başa dönüyor.