Aşırı düşük açıklamasındaki tutanakta defter tasdik tarihi neden önemli?

Kontrol etmeniz gerekir. Tutanağın dayanağı olan defterlerin kanuni süresinde tasdik edilmiş olması zorunludur; tasdik tarihi yanlışsa tutanak mevzuata uygun bir tevsik belgesi sayılmaz ve açıklama reddedilir.

Aşırı düşük teklif açıklamalarında kullanılan satış tutarı tespit tutanakları ve benzeri tutanaklar, isteklinin yasal defter kayıtlarına dayanır. Tutanağın üzerinde; hangi defterin, hangi makam tarafından, hangi tarih ve numarayla tasdik edildiği bilgisi yer alır. Bu alan biçimsel bir bilgi değildir; tutanağın gerçekten o döneme ait kayıtlardan üretilip üretilmediğini gösteren tek dayanaktır.

213 sayılı Vergi Usul Kanununun tasdik zamanını düzenleyen 221'inci maddesinde; öteden beri işe devam etmekte olanların, defterlerini defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda tasdik ettirecekleri hükme bağlanmıştır. Yani 2025 yılında kullanılacak bir defterin 2024 yılı Aralık ayında tasdik edilmiş olması gerekir. Maddede ayrıca; hesap dönemi özel olarak belirlenenler, yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve defteri dolduğu için yıl içinde yeni defter kullanmak zorunda kalanlar için ayrı tasdik zamanları düzenlenmiştir.

Tasdik tarihi bir yıl geriye ait çıkıyorsa, tutanağın açıklamaya konu döneme ait olmayan bir defterden üretildiği anlaşılır; bu durumda tutanağın ispat gücü kalmaz.

Kamu İhale Kurulunun 14.01.2026 tarihli, 2026/UH.I-173 sayılı kararında; bir su ve kanalizasyon idaresinin araç ve iş makinesi kiralama ihalesinde sunulan aşırı düşük teklif açıklaması incelenmiştir. Kararda; satış tutarı tespit tutanağının "yasal defter tasdik bilgileri" kısmında envanter defterinin tasdik makamı, tarih ve numara bilgilerine yer verildiği, envanter defteri tasdik tarihinin 27.12.2023 olduğu; Vergi Usul Kanununun 221'inci maddesi hükmüne göre defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ay olan 2024 yılı Aralık ayında tasdik edilmesi gerekirken 27.12.2023 tarihinde tasdik edildiği; sonuç olarak satış tutarı tespit tutanağının bu haliyle mevzuata uygun olmadığı belirtilmiştir. Kurul, aykırılığın düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğunu tespit ederek, ilgili isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının reddedilmesine ve sonraki işlemlerin yeniden gerçekleştirilmesine karar vermiştir.

Uygulama önerisi: aşırı düşük açıklamalarını incelerken tutanakların defter tasdik bilgisi alanını ayrı bir kontrol adımı haline getirin; komisyon kontrol listenize "tasdik makamı / tasdik tarihi / tasdik numarası, VUK 221 uygunluğu" satırını ekleyin. Açıklamaya konu yılı ve tutanağın dayandığı defter yılını karşılaştırın; ikisi örtüşmüyorsa açıklamayı kabul etmeyin. Meslek mensubunun kaşe ve imzasının bulunması, tarih hatasını gidermez. Aynı kontrolü maliyet/satış tutarı tespit tutanağı, stok tespit tutanağı gibi diğer tutanaklar için de yapın. Reddettiğiniz açıklamanın gerekçesini komisyon kararında madde ve tarih göstererek yazın; itirazen şikayet aşamasında en çok bu gerekçelendirme sorgulanıyor.