Aldığımız malzemeyi aynı gün gider yazabilir miyiz?

Doğru değil. Stoklar, satın alındıklarında değil, kullanıldıklarında/tüketildiklerinde gider hesabına kaydedilir. Alım ve giderleştirmenin aynı gün yapılması, ambardaki fiili malzemenin muhasebede hiç görünmemesine yol açar.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin ilgili maddesinde; stokların kullanıldıklarında ve tüketildiklerinde giderler hesabına kaydedilerek ilgili hesaptan çıkarılacağı düzenlenmiştir. Aynı maddede; 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinden kullanılmış olanların, taşınır işlem fişleri yerine, üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede, taşınır işlem fişindeki çıkışları gösteren onaylı bir liste ile en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebeleştirilmesinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir.

Doğru akış şöyledir:

1. Alım: malzeme teslim alınır, taşınır işlem fişi düzenlenir ve tutar 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına borç kaydedilir. Bu aşamada gider yazılmaz; malzeme idarenin varlığıdır.
2. Tüketim: ambardan çıkış yapıldıkça çıkış fişleri düzenlenir.
3. Giderleştirme: üst yöneticinin belirlediği periyotta (en çok üç ay) çıkışları gösteren onaylı liste ile tüketilen kısım gider hesabına alınır ve 150 hesaptan çıkarılır.

Alımla birlikte doğrudan giderleştirme yapıldığında iki sorun doğar: 150 hesap sürekli sıfır bakiye verir, dolayısıyla mali tablo idarenin gerçek stok varlığını göstermez; ve ambar kayıtları ile muhasebe kayıtları arasındaki bağ kopar, sayım farklarının tespiti imkansız hale gelir.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediyenin tüketilmek üzere edindiği ve 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında takip ettiği mal ve malzemelerin, kullanılıp kullanılmadığına bakılmadan aynı gün içerisinde giderleştirildiği görülmüştür. Bulguda, stokların kullanıldıklarında ve tüketildiklerinde giderleştirileceğine ve üç ayı geçmemek üzere onaylı liste ile muhasebeleştirme zorunluluğuna yer verilmiştir. Sonuç bölümünde; ilk madde ve malzemelerin fiili durumu ile kayıtlı tutarları arasında uyumsuzluğa yol açan bu hususun, muhasebe kayıtlarının ilgili düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirilmesi suretiyle giderilmesi gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: üst yöneticiden, tüketim malzemelerinin giderleştirme periyodunu belirleyen bir onay alın (aylık veya üç aylık); bu onay olmadan işleyiş keyfi kalır. Ambar sorumlusundan dönem sonunda çıkış listesi isteyin ve muhasebe kaydını bu listeye dayandırın. Yıl sonunda fiili sayım yapıp 150 hesabın bakiyesiyle karşılaştırın; fark varsa nedenini tutanakla açıklayın. Akaryakıt, kırtasiye, temizlik ve yedek parça gibi kalemler için asgari stok seviyesi belirleyin; hem tedarik planlaması hem de kayıt disiplini kolaylaşır. Doğrudan tüketilen ve stoklanmayan alımlarda (örneğin yerinde kullanılan bir hizmet girdisinde) gerekçeyi belgeye yazın; istisna, uygulamanın kuralı haline gelmesin.