Hakediş miktarı yeşil defterle uyumlu olmak zorunda mı?

Bu doğrudan fazla ödeme anlamına gelir. Hakediş, yeşil defter esas alınarak hazırlanan yapılan işler listesine göre düzenlenir; yeşil defterdeki miktarı aşan bir ödeme kamu zararı doğurur.

Üç düzenleme bu zinciri kurar:

- Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde; Yapım İşleri Hakediş Raporunun, yükleniciye ödenecek ara ve kesin hakediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden oluştuğu, yapım türüne göre ilgili sayfaların ve gerekli görülen diğer belgelerin düzenlenerek yüklenici ve yapı denetim elemanlarınca imzalanacağı ve yetkili makamca onaylanacağı belirtilmiştir.
- Kamu Yapıları Denetim Hizmetleri Yönetmeliğinde; birim fiyat üzerinden indirim yapılmak veya teklif birim fiyat almak suretiyle gerçekleştirilen işler için düzenlenen Yeşil Defterin, denetim mühendisi tarafından her hakediş için, bir önceki yeşil defterdeki miktarlar da göz önünde tutularak yüklenici ile birlikte düzenleneceği düzenlenmiştir.
- Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliğinde; yüklenicinin sözleşme ve şartnamelere göre yaptığı işlerden doğan alacaklarının ölçümlere veya saptanan diğer sonuçlara uygun olarak ödeneceği; ödemeye esas olarak hakedişlere geçirilen iş miktarlarının, her hakediş için düzenlenen yeşil defterlerde nereden alındıkları veya ne şekilde hesaplandıkları açıkça belirtilerek hakedişlere aktarılacağı hükme bağlanmıştır.

Bu düzenlemelerin ortak sonucu şudur: hakedişteki her miktarın izlenebilir bir dayanağı olmalıdır. Yeşil defter, bu dayanağın kendisidir; hakediş ondan türetilir, tersi değil.

Sayıştay 4. Dairesinin 31.10.2023 tarihli, 317 sayılı kararında (8 sayılı ilamın 3'üncü maddesi); bir belediyenin yapım işine ait 1 numaralı hakediş ekindeki yapılan işler listesinde yer alan bir poza ait miktarın, yeşil defter ve malzeme teslim tutanağında tespit edilen miktardan fazla belirlenmesi sonucunda kamu zararına sebebiyet verildiği tespit edilmiştir. Kararda; hakedişlerin metraj cetvelleri (yeşil defter) esas alınarak hazırlanan yapılan işler listesine göre düzenlenmesi gerektiği vurgulanmış ve ödeme emrine eklenmesi gereken hakediş raporunu düzenleyen ve onaylayanların da sorumluluğu bulunduğu belirtilmiştir. Zarar, yüklenicinin alacağından mahsuben tahsil edildiğinden ilişilecek husus kalmadığına karar verilmiştir.

Uygulama önerisi: her hakedişte yeşil defter → yapılan işler listesi → hakediş icmali zincirini poz bazında karşılaştıran bir kontrol yapın; bu üç belgedeki miktarlar birbirini tutmalıdır. Yeşil defteri yüklenici ile birlikte düzenleyin ve imzalatın; tek taraflı düzenlenen bir defter, sonradan yapılan itirazlara açık kalıyor. Malzeme ağırlıklı pozlarda teslim tutanağı ve irsaliyeleri de karşılaştırmaya dahil edin. Ölçüm ve metrajların nasıl hesaplandığını deftere yazın; "yerinde ölçüldü" ifadesi denetimde yeterli görülmüyor. Hakediş raporunu imzalayan herkesin sorumluluk üstlendiğini ekibinize hatırlatın.