Yeni birim fiyatı proforma faturayla belirleyebilir miyiz?

Doğru değil. Yeni birim fiyat, analiz yapılarak ve bu analize usulüne uygun tespit edilmiş rayiçler uygulanarak bulunur. Piyasadan alınan proforma fatura veya yaklaşık maliyetteki fiyatlar, bu usulün yerine geçmez.

Yapım İşleri Genel Şartnamesinin "Sözleşmede bulunmayan işlerin fiyatının tespiti" başlıklı 22'nci maddesinde; proje değişikliği şartlarının gerçekleştiği hallerde, işin yürütülmesi aşamasında idarenin gerekli görerek yapılmasını istediği ve ihale dokümanında ve/veya teklif kapsamında fiyatı verilmemiş yeni iş kalemlerinin ve/veya iş gruplarının bedellerinin, yüklenici ile birlikte tespit edilen yeni birim fiyatlar üzerinden ödeneceği düzenlenmiştir.

Aynı maddede, yeni fiyatın tespitinde iş kalemi veya iş grubunun niteliğine göre uyulacak bir sıralama gösterilmiştir; özetle:

- Yüklenicinin, birim fiyatlarının tespitinde kullanarak teklifi ekinde idareye sunduğu ve yeni iş kalemiyle benzerlik gösteren kalemlere ait analizlerle kıyaslanarak bulunacak analizler,
- İdarede veya diğer idarelerde mevcut olan ve yeni iş kalemine benzerlik gösteren analizlerle kıyaslanarak bulunacak analizler,
- İhaleyi yapan idarenin daha önce gerçekleştirdiği benzer nitelikteki işlerin fiyatları

ve maddede sayılan diğer yöntemler. Yani yöntem şudur: önce analiz, sonra rayiç. Analiz, iş kaleminin hangi girdilerden ve hangi miktarlarda oluştuğunu gösterir; rayiç ise bu girdilerin birim fiyatını verir.

Proforma fatura, tek bir firmanın o günkü satış teklifidir; ne analiz ne de usulüne uygun tespit edilmiş bir rayiçtir. Yaklaşık maliyetteki fiyatlar ise ihale öncesine ait ve teklif indirimini içermeyen fiyatlardır; doğrudan kullanılması hakedişi olduğundan yüksek hesaplar.

Sayıştay'ın 2023 yılı denetim raporlarından birinde; yapım işlerinde sözleşmenin uygulanması sırasında proje değişikliği nedeniyle ortaya çıkan yeni iş kalemlerinin bedellerinin ödenmesi amacıyla yeni birim fiyat tespiti yapılırken, ilgili mevzuattaki usuller uygulanmayıp piyasada faaliyet gösteren firmalardan proforma fatura alınarak veya yaklaşık maliyetteki fiyatlar kullanılarak yeni birim fiyat tespiti yapıldığı görülmüştür. Sonuç bölümünde; Genel Şartnameye göre öncelikle yeni birim fiyat analizlerinin yapılması, daha sonra usulüne uygun tespit edilen rayiçlerin bu analizlere uygulanmak suretiyle tespit edilecek yeni birim fiyatların ödemeye esas alınması gerektiği değerlendirilmiştir.

Uygulama önerisi: yeni fiyat tutanağınızı analiz sayfasıyla birlikte düzenleyin; tutanakta iş kaleminin adı, birimi, öngörülen miktarı, analizdeki girdiler ve her girdi için kullanılan rayiç ile kaynağı görünsün. Rayiçleri öncelikle kamu kurumlarının yayımladığı birim fiyat listelerinden alın; listede bulunmayan girdiler için usulüne uygun bir tespit yapın ve dayanağını yazın. Tutanağı yüklenici ile birlikte imzalayın; "birlikte tespit" ilkesinin karşılığı budur. Uygulanacak ihale tenzilatını da hesaba dahil etmeyi unutmayın.