Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifi kabul etmek zorunda mıyız?

Zorunlu değilsiniz. Yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilmemesi idarenin takdirindedir; teklifin uygun görülmemesi tek başına mevzuata aykırılık oluşturmaz.

Kamu İhale Genel Tebliğinin yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflere ilişkin bölümünde; idarelerce tespit edilen yaklaşık maliyeti aşan tekliflerin kabul edilip edilmeyeceği hususunda idarenin serbest olduğu belirtilmiştir. Karar verirken idarenin göz önünde bulundurması beklenen hususlar da aynı düzenlemede gösterilmiştir; özetle:

- Yaklaşık maliyet doğru hesaplanmış mı? Hesapta hata veya eksiklik varsa, teklif fiyatı gerçekçi olabilir.
- Piyasa koşulları değişmiş mi? Yaklaşık maliyetin hesaplandığı tarih ile ihale tarihi arasında fiyatlarda önemli bir hareket olmuş olabilir.
- Teklif fiyatı, piyasa rayiçlerine uygun mu?
- Ödenek durumu teklif bedelini karşılamaya elverişli mi?
- İhtiyacın zamanında karşılanması bakımından yeniden ihaleye çıkmanın maliyeti nedir?

İdare, bu değerlendirmeyi yaparak teklifi kabul edebilir veya reddedebilir. Reddedilmesi halinde ihale iptal edilir ve ihtiyaç yeniden ihale edilir.

Önemli olan, kararın keyfi değil gerekçeli olmasıdır. Komisyon kararında, yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifin neden kabul edilmediği (veya edildiği) açıkça yazılmalıdır.

Kamu İhale Kurulunun 05.01.2022 tarihli, 2022/UH.I-46 sayılı kararında; bir büyükşehir belediyesinin karla mücadele için iş makinesi kiralanması hizmet alımı ihalesinde bu iddia incelenmiştir. Kurul; Kamu İhale Genel Tebliğinin ilgili maddesi gereği yaklaşık maliyetin üzerinde teklif sunan isteklilerin tekliflerinin kabulü veya reddinin idarenin takdirinde olduğunu, dolayısıyla teklif fiyatı yaklaşık maliyetin üzerinde olan başvuru sahibi isteklinin teklifinin uygun görülmemesi durumunda kamu ihale mevzuatına aykırılıktan bahsedilemeyeceğini belirterek başvuruyu reddetmiştir.

Uygulama önerisi: yaklaşık maliyetin üzerinde teklif geldiğinde, komisyon olarak önce yaklaşık maliyet hesabınızı yeniden gözden geçirin; sık karşılaşılan durum, teklifin yüksek değil maliyet hesabının eski veya eksik olmasıdır. Kararınızı yukarıdaki hususları tek tek değerlendiren bir gerekçe ile yazın ve piyasa fiyatlarına ilişkin varsa güncel verileri karara ekleyin. Kabul edecekseniz ödenek durumunu teyit edin; ödeneği aşan bir sözleşme, daha büyük bir sorun doğurur. Reddedip yeniden ihaleye çıkacaksanız, ikinci ihalede yaklaşık maliyeti güncel fiyatlarla hesaplayın, aksi halde aynı sonuçla karşılaşır ve ihtiyacı geciktirmiş olursunuz.