Yapım işi hakedişlerini hangi hesapta izlemeliyiz?

Yapımı süren işlerin hakedişleri, 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabında biriktirilir; iş tamamlanıp geçici kabulü yapıldığında ilgili maddi duran varlık hesabına aktarılır. Doğrudan duran varlık hesabına kayıt, henüz tamamlanmamış bir varlığın tamamlanmış gibi gösterilmesi anlamına gelir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının işleyişini düzenleyen 205'inci maddesinde; hesabın borç ve alacak kayıtları şöyle gösterilmiştir:

- Borç: "Gerek yılı içerisinde gerekse yıllara sari olarak yapımı süren ve tamamlandığında ilgili maddi duran varlık hesabına aktarılacak tutarlar" bu hesaba borç kaydedilir.
- Alacak: "Tamamlanıp geçici kabulü yapılan işlere ilişkin tutarlar" bu hesaba alacak, ilgili maddi duran varlık hesabına borç kaydedilir.

Bu düzenin üç ayrı faydası vardır:

1. Devam eden yatırımlar görünür olur, bilançoda hangi işlere ne kadar harcandığı tek hesaptan izlenebilir.
2. Varlık kaydı doğru zamanda yapılır, bina, tesis veya yol, ancak tamamlandığında varlık olarak kaydedilir.
3. Amortisman doğru başlar, amortisman, varlığın kullanıma hazır hale geldiği tarihten itibaren ayrılır. Hakedişler doğrudan duran varlık hesabına alındığında, henüz kullanılamayan bir varlık için amortisman ayrılması gibi bir sonuç doğar.

Sayıştay'ın 2018 yılı denetim raporlarından birinde; bir kültür tesisi inşaatı yapım işine ait hakediş ödemelerinin 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabına alınmadan doğrudan ilgili duran varlık hesabına alınarak muhasebeleştirildiği görülmüştür. İdare bulguyu kabul etmiş ve düzeltme kaydı yaparak söz konusu tutarı 258 Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabına aktarmıştır.

Uygulama önerisi: her yapım işi için 258 hesapta proje bazlı bir yardımcı hesap açın; hakedişler bu yardımcı hesapta birikince, işin toplam maliyeti tek bakışta görünür. Geçici kabul tutanağının onaylandığı tarihte aktarma kaydını yapın ve bu adımı geçici kabul sürecinin bir parçası haline getirin, teknik birim, kabul tutanağının bir örneğini muhasebeye göndersin. Yıl sonunda 258 hesabın bakiyesi ile fiilen devam eden işlerin listesini karşılaştırın; tamamlandığı halde hala 258'de duran tutarlar, aktarılmayı bekleyen kayıtları gösterir. Aktarım sırasında, varlığın maliyetine edinim için katlanılan diğer giderleri de eklemeyi unutmayın.