Tip sözleşmedeki dipnotları sözleşme tasarısına eklemek zorunda mıyız?

Olabilir. Tip sözleşmelerdeki dipnotlar isteğe bağlı açıklamalar değil, işin niteliğine göre idarenin sözleşme tasarısına aktarması gereken düzenlemelerdir. İşin özelliği dipnotun kapsamına giriyorsa, ilgili hükmün tasarıya eklenmesi gerekir.

Kamu İhale Kurumu tarafından hazırlanan tip sözleşmeler, idarelerin sözleşme tasarısını hazırlarken kullanacağı standart metinlerdir. Metnin içindeki dipnotlar; hangi hallerde hangi hükmün ekleneceğini, hangi boşluğun nasıl doldurulacağını ve hangi seçeneğin işin niteliğine göre tercih edileceğini gösterir. Dipnotun gereğinin yerine getirilmemesi, sözleşmede eksik veya hatalı bir düzenleme doğurur.

Bunun ihale hukukundaki karşılığı, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun "Temel ilkeler" başlıklı 5'inci maddesindeki ilkelerdir. Bu maddeye göre idareler ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

Burada özellikle güvenirlik ilkesi öne çıkar: idarenin işlem ve eylemlerinde potansiyel istekli ve isteklilere güven vermesi, objektif, hukuka uygun ve tutarlı bir tutum sergilemesi gerekir. Standart metinden sapan veya eksik bir sözleşme tasarısı; isteklilerin beklentisini bozar, sözleşme yürütümünde belirsizlik yaratır ve uyuşmazlıkları artırır.

Sayıştay'ın 2023 yılı denetim raporlarından birinde; bir belediyenin araç kiralamalarına ilişkin çıktığı ihalelerde tip sözleşmede yer alan hükmün sözleşme tasarısında yer almadığı görülmüştür. Bulguda 4734 sayılı Kanunun 5'inci maddesindeki temel ilkelere ve özellikle güvenirlik ilkesine yer verilmiş; sonuç bölümünde, çıkılan ihalelerde iş süreklilik arz eden bir mahiyette ise idarenin tip sözleşmede yer alan dipnotu sözleşme tasarısına eklemesi gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: sözleşme tasarısını hazırlarken tip sözleşmeyi dipnotlarıyla birlikte açın ve her dipnotu tek tek okuyup "bu iş için geçerli mi?" sorusunu cevaplayın; cevabı evet olanları tasarıya aktarın. Dokümanı hazırlayan personel dışında bir kişinin karşılaştırmalı kontrol yapmasını sağlayın, tip metin ile tasarıyı yan yana koyarak madde madde eşleştirsin. Kurumun tip metinleri zaman zaman güncellendiğinden, her ihalede güncel sürümü indirin; eski bir şablonun kopyalanarak kullanılması bu bulgunun en yaygın sebebidir. Dipnot gereği yapılan tercihleri ihale onay belgesinde kısaca gerekçelendirin.