Stokta olan malzemeyi yeniden satın alırsak sorumluluk doğar mı?

Olur. Sorun malzemenin kullanılıp kullanılmayacağı değil, kaynağın gereksiz yere bağlanmasıdır. Stokta bulunan bir malzemenin yeniden satın alınması; nakit çıkışı, depolama maliyeti ve atıl stok riski doğurur ve etkili, ekonomik, verimli kullanım ilkesiyle bağdaşmaz.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun "Hesap verme sorumluluğu" başlıklı 8'inci maddesinde; "Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorundadır" hükmü yer almaktadır.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin "Sorumluluk" başlıklı 5'inci maddesinde de; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından ve kontrolünden sorumlu oldukları düzenlenmiştir. Yani sorumluluk yalnızca kaydın doğru tutulmasıyla sınırlı değildir; edinme kararının kendisi de sorumluluk kapsamındadır.

Bu nedenle satın alma sürecinin ilk adımı ihtiyaç tespitidir ve ihtiyaç, stok düşülerek hesaplanır: gerçek ihtiyaç = öngörülen tüketim − mevcut stok − yoldaki sipariş. Bu hesap yapılmadan verilen bir alım kararı, tanımı gereği ihtiyaç fazlasıdır.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; toplu taşıma hizmetlerinde kullanılan otobüsler için temin edilen yedek parçaların, ambardaki mevcut stok durumu göz önünde bulundurulmadan, stokta halihazırda kayıtlı olan parçaların tekrar satın alındığı tespit edilmiştir. Sonuç bölümünde; stokta yer alan taşınırların miktarları göz önüne alınarak gerçek ihtiyaçların harcama yetkilileri ve ilgili personel tarafından tespit edilmesi ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasına yönelik tedbirlerin alınması gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: talep formuna zorunlu bir alan ekleyin, "mevcut stok miktarı" ve bu bilgiyi ambar görevlisi imzalasın; talep, bu alan doldurulmadan satın almaya gitmesin. Yedek parça gibi çok kalemli stoklarda asgari-azami stok seviyeleri belirleyin ve sipariş noktasını buna bağlayın. Yılda bir kez hareketsiz stok raporu alın; uzun süredir kullanılmayan kalemleri yeniden alım listesinden çıkarın ve gerekiyorsa devir/kullanım kararı verin. Ambar kayıtlarını satın alma birimiyle aynı sistem üzerinden paylaşın; bu bulgunun en yaygın sebebi, iki birimin farklı listelere bakmasıdır.