Aile cüzdanı bedellerini belediye bütçesinde takip edebilir miyiz?

Doğru değil. Aile cüzdanı değerli kağıt niteliğindedir; alım ve satışına ilişkin işlemlerin belediye bütçesiyle ilişkilendirilmemesi gerekir. Teslim işlemleri ise zimmet usulüyle yürütülür.

Evlendirme Yönetmeliğinin "Evlendirme Memurluğunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları" başlıklı 6'ncı maddesinde; evlendirme memurlarına aile cüzdanı düzenleme görevi verilmiş ve belediye personeli arasından görevlendirilen evlendirme memurlarının belediye başkanına karşı sorumlu oldukları düzenlenmiştir.

Aynı Yönetmeliğin "Aile Cüzdanlarının Mal Sandıklarından Alınması" başlıklı 54'üncü maddesinde ise; aile cüzdanlarının il ve ilçe mal sandıklarınca evlendirme memurluklarına verileceği hükme bağlanmıştır.

Buradaki mantık şudur: aile cüzdanı, bedeli genel bütçeye ait olan bir değerli kağıttır. Evlendirme memurluğu, cüzdanları mal sandığından zimmetle teslim alır, vatandaşa verirken bedelini tahsil eder ve bu bedeli ilgili yere aktarır. Belediye bu zincirde aracı konumundadır; cüzdan bedeli belediyenin gideri, satış hasılatı da belediyenin geliri değildir.

Uygulamada yapılan hata, cüzdan alımının bütçeden ödenmesi ve satış tutarının bütçeye gelir kaydedilmesidir. Bu, hem bütçe gelir ve giderlerini şişirir hem de değerli kağıt stokunun zimmet kayıtları üzerinden izlenmesini engeller. Bir cüzdanın kaybolması veya iptali halinde sorumluluk zinciri de kurulamaz.

Sayıştay'ın 2024 yılı denetim raporlarından birinde; mal müdürlüğünden alınan aile cüzdanları için tahsil edilen bedellerin hiçbir şekilde belediye hesaplarıyla ilişkilendirilmemesi gerektiği halde, alım bedellerinin bütçeden ödendiği ve satış sonucu tahsil edilen tutarların bütçeye gelir kaydedildiği görülmüştür. Sonuç bölümünde; değerli kağıt niteliğini haiz aile cüzdanlarına ilişkin yetkili memur eliyle gerçekleşen teslim işlemlerinin zimmetle yapılması ve cüzdanların alım ile satışına ilişkin işlemlerin belediye hesaplarıyla ilişkilendirilmemesi gerektiği belirtilmiştir.

Uygulama önerisi: evlendirme memurluğunda değerli kağıt zimmet defteri tutun, alınan cüzdanların seri numaraları, teslim alan görevli, kullanılan ve iptal edilen cüzdanlar açıkça görünsün. Cüzdan bedelini tahsil edip ilgili hesaba aktarma sürecini yazılı bir talimatla düzenleyin. Yıl sonunda mal müdürlüğünden alınan / kullanılan / elde kalan cüzdan sayılarını mutabakata bağlayın. İptal edilen ve zayi olan cüzdanlar için tutanak düzenleyin; değerli kağıtlarda seri takibi, denetimde ilk sorulan konudur. Muhasebe biriminize de, bu işlemlerin bütçe gelir ve gider hesaplarına girmemesi gerektiğini yazılı olarak bildirin.